Адаптация на новой работе сроки

Автор: Марианна Татарникова

Управляющий партнер компании «Искусство тренинга», бизнес-тренер, оргконсультант.

Первое впечатление влияет на дальнейшие отношения. Оно может ускорить общение, а может на долгое время «заморозить» взаимодействие. Эту схему можно переложить на формирование отношений между компанией и сотрудником.

 

 

Зная это, руководители смогут более тщательно продумывать вхождение нового сотрудника, ведь происходит первое испытание совместимости человека и организации. Поэтому этот процесс требует огромного внимания и продуманной программы адаптации сотрудников.

 

Адаптация сотрудников на предприятии — суть вопроса

Особенностью поведения любого человека является внутреннее напряжение, при попадании в новую обстановку.

И все действия, направлены на то, чтобы нивелировать это чувство, трансформировать его в ощущение «я – свой». Этот внутренний барьер заставляет человека прикладывать все усилия не на качественное выполнение работы, а на решение этих задач.

Чем раньше произойдет адаптация новых сотрудников в организации, тем раньше он начнет эффективно работать и отрабатывать материальную и нематериальную компенсацию, которая ему обещана на испытательном сроке.

На подбор и отбор персонала тратятся силы, время и деньги компании. Если в первые дни новый сотрудник «не влюбился» в новое место работы, то велик шанс ухода — вопрос времени.

Адаптация сотрудников на предприятии — не материальный процесс, однако, имеет сугубо материальные, денежные результаты. (Опрос HH ниже)

 

Адаптация новых сотрудников — что для этого нужно?

Чтобы адаптация сотрудников на предприятии прошла максимально результативно необходимо продумать 3 составляющие до прихода нового сотрудника:

• Подготовить материалы о компании (история, стратегия, корпоративная культура, публикации в СМИ, видео фильм о корпоративных праздниках для клиентов и сотрудников). Главная задача: эмоциональное «присоединение» к новому месту работы, ощущение гордости.
• Организация рабочего места (подключить к INTERNET, «прописать» работника в информационных сетях и системах безопасностях).
• Выбор куратора-наставника для нового сотрудника (руководитель, HR, коллега). Главное, донести до куратора его задачи, план действий и роль в процессе адаптации новых сотрудников. В работе куратора 2 составляющие: поддержка нового сотрудника, разъяснение происходящих процессов; помощь в успешном прохождении испытательного срока.

 

Cамые большие проблемы в отношениях сотрудников и руководителей связаны с коммуникацией

 

 

Адаптация сотрудников в организации не должна быть стихийной.

Можно сделать таблицу, систематизирующую важные действия в отношении новичка: занести все обязанности нового сотрудника, выделить те, которые требуют особых знаний и умений, зафиксировать, какие конкретно необходимы для качественной работы.

ли новичок в недостаточном объеме владеет определенными знаниями и умениями, указать, как и к какому сроку знания должны быть получены, а умения приобретены. Таблица станет основанием для принятия решения о прохождении испытательного срока и является планом вхождения в должность, руководством во время адаптации новых сотрудников.

Первый день в компании для нового сотрудника – «первый раз в первый класс», у остальных – рабочий день. Поэтому важно подготовить сотрудников к приходу новобранца: организовать знакомство с коллегами и руководством. Это элемент корпоративной культуры. Сотрудник должен почувствовать, что он «не один», что он – в команде. Первый рабочий день должен придать уверенность новичку в том, что выбор, сделанный в пользу компании, правильный. Теплый прием обнадеживает, а хорошая организация первых рабочих дней, четкий план вхождения в должность придают ощущение стабильности, понятности происходящего, создают имидж «серьезной» компании.

 

 

Кейс. Перевод сотрудников на удаленную работу — как мы это сделали и что получилось

 

Адаптация сотрудников на предприятии — на что следует обращать внимание?

На что нужно обратить внимание, чтобы встреча с новым сотрудником удалась:

• Сообщить коллективу о новом сотруднике
• Подготовить информацию: памятка, структура компании, правила внутреннего распорядка, информацию о компании, корпоративный кодекс, важные телефоны и e-mail
• Составить список «нужных» коллег
• Представить новичка коллективу
• Проверить готовность рабочего места
• Подготовить план вхождения в должность, сроки обучения и аттестации
• Продумать рассказ о компании
• Познакомить с территорией компании

Подведение итогов испытательного срока — серьезный момент, час «х», когда все усилия, направленные на взращивание новичка дают свои первые плоды. Адаптация новых сотрудников уже должна пройти. Рекомендации к общению по итогам испытательного срока:

• Обсудите: чему научился, каковы сильные и слабые стороны сотрудника. Используйте для этого таблицу введения в должность
• Сформулируйте новые задачи, составьте вместе план дальнейшего развития
• Организуйте возможность продолжить обучение самостоятельно
• Официально поздравьте его со вступлением в должность

И себя — ведь Вы нашли и удержали хорошего сотрудника, смогли сэкономить до 80% средств компании на поиск нового кандидата! И будем надеяться, что мысль о другой работе ни разу не возникла у новичка даже мельком!

 

Нанять сотрудников по личным рекомендациям — более эффективно, чем поиск людей «с улицы»

 

Источник: hr-media.ru

Социализация

Правило первое — начните с себя

В первый день на новом месте пригласите человека к себе и проведите с ним беседу. Расскажите о компании, ее структуре, корпоративной культуре, особенностях направления работы. Проведите его по отделам, покажите, где и что находится. Это вам как руководителю понятно и известно, где отдел кадров, где бухгалтерия, а где уборная. А новенькому — нет! Не нужно, чтобы он тратил время на поиски необходимого кабинета — пусть лучше займется изучением должностных обязанностей.

Правило второе — представьте нового сотрудника коллективу

Как руководитель, это тоже должны сделать вы. Сразу предостережем от распространенной ошибки. Не используйте школьный формат, когда новенького ставят к доске и говорят всему классу: “Познакомьтесь, это Маша, наша новая ученица”. Такое знакомство — сильнейший стресс. А начинать знакомство со стресса — не самая лучшая идея. Поэтому мы советуем поступить по-другому.

На первое время лучше закрепить нового работника за опытным наставником. К этому вопросы мы вернемся чуть ниже, когда будем рассказывать о профессиональной адаптации.
сейчас главное — знакомство. Пригласите обоих к себе в кабинет и представьте их друг другу. И пусть идут работать. Поверьте: дальше сами разберутся и без вас. И перезнакомятся, и общий язык найдут. Это тонкий психологический момент — в присутствии начальника подчиненные ведут себя иначе, чем без него. Они чувствуют себя свободнее и раскованнее. Поэтому знакомство произойдет в самой легкой форме.

Правило третье — вовлекайте нового сотрудника в неформальную жизнь коллектива

Итак, первое знакомство прошло, новый сотрудник уже некоторое время работает в коллективе. Чтобы закрепить эффект и ускорить адаптацию, переходим к следующему этапу. Мы уже писали о том, как важны неформальные мероприятия для формирования командного духа. Корпоративы, выезды на природу, спортивные состязания — все это способствует сплочению сотрудников. Поэтому сразу же приглашайте новых работников на такие мероприятия. И постарайтесь, чтобы им было максимально комфортно. Не дело, когда новичок стоит у стеночки и скучает.

Правило четвертое — оградите человека от токсичных сотрудников

На первых порах новички рады любому знакомству в коллективе. И могут подружиться с теми, кто не очень хорошо на них повлияет, изначально задав негативный настрой. Почти в каждой команде есть те, кто вечно ноет о маленькой зарплате, некомпетентности руководства, субъективном отношении и так далее. Мы уже писали про токсичных сотрудников — оградите новеньких от их влияния.

Вы как руководитель как никто другой знаете коллектив. Поэтому постарайтесь мягко направлять нового сотрудника в его первых знакомствах. Опишите, кто что из себя представляет. Мол, это Иван Иванов, наш лучший работник месяца. А это Петр Петров, он первый кандидат на увольнение. Делай выводы сам, чувак. Если чувак умен — он поймет ваши тонкие намеки.

Делать это надо максимально мягко. Скорее всего, ваши слова дойдут до всех — работники любят потрепаться и пообсуждать слова руководителя за перекуром или обедом.

Теперь перейдем к более важной части — профессиональной адаптации. Здесь также есть несколько правил.

Профессиональная адаптация

Правило первое — оцените компетентность сотрудника

Даже если новый работник — профессионал, каких мало, тонкостей именно вашей деятельности он не знает. В первые же дни работы выберите время и подробно пообщайтесь. Объясните суть задач и поинтересуйтесь, все ли человеку понятно в его работе. Не спрашивайте прямо — часто работник, не желая ударить в грязь лицом, говорит, что ему все понятно, а на самом деле просто боится, что его сочтут некомпетентным. Используйте обходные пути. Вопросы формулируйте примерно так:

• какие задачи из тех, которыми мы занимаемся, вызывают у вас наибольшие (наименьшие) сложности?
• чем из того, что мы здесь делаем, вам раньше не приходилось заниматься?
• чему бы вы хотели научиться?

Ну и так далее. По ответам станет понятно, где у нового сотрудника пробелы в навыках и умениях.

Отдельно поговорите с членами коллектива, с которыми работает новичок. Но тоже не сразу, а через некоторое время, когда остальные работники уже присмотрятся к нему.

Если вы закрепили нового работника за опытным специалистом — спросите у него. А дальше делайте выводы: какую работу поручать новичку, а какую еще рановато, куда направить его учиться и так далее.

Правило второе — всегда отвечайте на вопросы нового сотрудника касательно его профессиональных обязанностей

Повторимся: большинство работников боятся показаться некомпетентными. Поэтому неохотно задают вопросы, особенно руководителю, и варятся в собственном соку. Проходит время, ответы на вопросы так и не найдены и спрашивать уже неудобно. Есть риск, что могут ответить: “Да ты уже полгода работаешь, а элементарных вещей не знаешь! Ну ты даешь!”

Поэтому сразу дайте понять, что новый сотрудник всегда может задать свой вопрос и получить на него ответ. Можно прямо вот так: “Вы только что устроились и мы понимаем, что у вас есть вопросы. Сейчас вы можете спрашивать все — это будет уместным. Через год что-то спрашивать будет стыдно”.

Если не можете ответить сами — попросите разобраться в задаче других работников.

Правило третье — первое время будьте снисходительны

На первых порах новички будут ошибаться. И спрашивать с них так же, как и с опытных сотрудников, в корне неправильно. Если новичок допустил оплошность — не лишайте его премии и не наказывайте, а вместе разберитесь в ситуации: почему она произошла и как сделать так, чтобы это не повторялось впредь.

Пусть у человека будет какой-то период, когда ему позволительны мелкие ошибки. Которые, разумеется, были допущены неумышленно. В зависимости от специфики работы этот период может быть до одного года. Понятно, что грузчик или дворник с первого дня должен работать, как и все остальные. А вот программисту, да еще и только после университета, времени потребуется намного больше.

Правило четвертое — обучайте всех новых сотрудников

Вне зависимости от рода вашей деятельности — будь то интернет-торговля, производственное предприятие или салон красоты, вы должны постоянно проводить обучение сотрудников. В идеале — в учебных центрах. Либо отправлять их на семинары, конференции и лекции. И все новички должны находиться первыми в списках на обучение. Очень часто бывает так, что работодатель посылает учиться одних и тех же. Это в корне неправильно. Появляется расслоение в коллективе. Причем недовольны все — и те, кто вечно учится (“Да почему опять я-то?!”) и те, кого прокачиваться не отправляют. Да и для работы это плохо: в коллективе есть один прокачанный специалист и все остальные.

Если не можете организовать обучение на стороне — вполне можно провести его самостоятельно. Подготовьте материал, распечатайте наглядные пособия и картинки и вперед. Есть еще одна распространенная практика. Сначала посылают учиться одного работника. Он едет на курсы, а потом обучает всех остальных. Так экономится и время, и деньги.

Правило пятое — интересуйтесь, как у сотрудника идут дела на новом месте

Проявляйте интерес к его успехам, вместе разбирайте ошибки. Человек должен чувствовать, что его не бросили в новом коллективе на произвол судьбы. Через недельку после начала трудовой деятельности пригласите его к себе и разберите эти несколько дней. Что нравится, что — не очень, какие вопросы вызывают наибольшие трудности.

Не стоит ограничиваться дежурным “Ну, как дела? Осваиваешься? Ок”. Разбирайте все подробно, но не перебарщивайте. Иначе можно получить абсолютно несамостоятельного сотрудника, который потом будет бегать к вам с каждой бумажкой. К тому, что начальник решает все проблемы сам, работники привыкают очень быстро и начинают этим злоупотреблять. Помните статью про делегирование полномочий? Перечитайте еще раз.

Сразу приучите человека к тому, чтобы он приходил к вам с вариантами решения проблемы, а не с вопросом “А как тут делать?”.

Правило шестое — интересуйтесь мнением работника

Для вас новый сотрудник — отличная возможность выявить слабые стороны вашей компании или отдела. Человек всегда приходит со свежим взглядом на вещи и видит, что можно улучшить. Тем более, если он до вас работал еще в нескольких местах. Возможно, у прежнего работодателя какие-то моменты были проработаны лучше, чем у вас. Дайте новичку высказаться на эту тему. Тем самым вы убьете двух зайцев: во первых, новый работник будет знать, что его мнение что-то значит, а во-вторых, узнаете о своих упущениях.

Правило седьмое — сразу давайте новичку право голоса

Это вытекает из предыдущего пункта. Не стоит думать, что раз работник новый, то он ничего не понимает и не даст ценный совет. Очень даже понимает и очень даже даст. Поэтому при обсуждениях и принятии решений интересуйтесь и мнением новичка. Если специалист только после университета или колледжа — вообще красота. Дело в том, что такие люди будут стараться все делать по учебнику, то есть правильно. Вы-то, как и большая часть коллектива, давно махнули рукой на мелкие нарушения, ошибки и неправильную организацию работ. Или просто их не замечаете — это называется “глаз замылился”.

Только что отучившийся работник эти вещи видит сразу. Больше того, у многих это вызывает справедливое возмущение — учили то их другому, а тут все не так. Потому с помощью новичка можно устранить многие упущения — достаточно только давать ему право голоса и прислушиваться к его мнению.

Несколько общих советов напоследок

1. Будьте открыты и доброжелательны. Это правило касается не только новичков, но и всех остальных сотрудников.
2. Будьте честны. Сразу раскройте сотруднику все карты: размер зарплаты, возможные наказания за нарушения, негласные правила компании.
3. Своевременно корректируйте поведение работника. Если человек что-то делает не так и вы это видите — говорите об этом сразу. Человеческая натура такова, что все сразу чувствуют слабину начальства. Не наказали пару раз за опоздание — будьте уверены: они быстро войдут в привычку.
4. Вовремя принимайте решения о судьбе нового работника. Если человек находится на испытательном сроке и вы видите, что вам не по пути, то лучше расстаться сразу. Именно для этого и дается пробный период.

А вы как поступаете, когда в коллектив приходит новый сотрудник? Напишите нам в комментариях в соцсетях — обсудим вместе!

Источник: www.insales.ru

Систематизируйте процессы

Когда количество новых сотрудников в месяц не превышало 50 человек, у нас была возможность проводить с ними почти индивидуальное обучение: собирать группами и рассказывать о том, как устроена компания и рабочие процессы внутри. Сейчас у нас от 300 новичков в месяц, которые находятся в разных городах.

Для нас очень важно сохранять то, что мы дотрагиваемся до каждого. Без выстроенной системы адаптации это невозможно было бы сделать. Она  универсальна: ее проходят как менеджеры розничной сети, так и топ-менеджеры.

Первое, что получает от нас новый человек в команде, — приветственное письмо на корпоративную электронную почту, в котором сотрудник может ознакомиться с  регламентами, важными ссылками и корпоративными справочниками. Далее в течение двух недель он проходит очный или дистанционный welcome-тренинг в формате квеста. После этого еще две недели новичок изучает на портале видеоматериалы о нас и проходит тестирования.

В первые дни работы нового сотрудника знакомят с наставником и выдают лист с целями, которые нужно достичь для прохождения испытательного срока. Сотрудники офиса вместе с наставником проходят погружение в различные подразделения, а менеджеры отдела продаж — еще и обучение по продукту и продажам с последующими аттестациями. 

Благодаря нововведениям нам удалось повысить количество успешно адаптировавшихся сотрудников в пять раз. В процессе разработки системы адаптации участвовала команда из пяти специалистов.

 

Структурируйте информацию о компании

Для всех новых сотрудников без исключения и в обязательном порядке проводят welcome-тренинг, на котором руководитель отдела внутрикорпоративных коммуникаций знакомит их с миссией, ценностями и целями компании. Цель тренинга — снизить градус стресса, который испытывают люди в первые дни на новом месте. Welcome-тренинги отличаются в зависимости от отдела: бывают в игровом формате, очные или удаленные, так как большая часть штата работает удаленно.

После welcome-тренинга сотруднику предлагается пройти на корпоративном портале «Курс новичка», который включает в себя три блока: 

1. Корпоративный — про миссию, ценности, культуру, ДНК и общие вопросы о компании.
2. Продуктовый — про товар, которые мы представляем на рынке.
3. Про систему и процессы —  общая информация об 1С, CRM для понимания  функционала основных рабочих программ, которые используются в компании. 

Каждый блок включает презентацию и тест для закрепления пройденного материала. На прохождение курса отводится две недели. Если сотрудник не прошел тесты (на это дается две попытки), руководитель отдела выходит с ним на связь, чтобы выяснить, проблему и помочь ее решить.

Успешное прохождение новым сотрудником welcome-тренинга и «Курса новичка» влияет на длительность испытательного срока. По его истечению HR-отдел оценивает результат сотрудника и его впечатления.

Рекомендую обязательно включать в тренинг следующие блоки:

• базовые понятия компании: ценности, миссия, цели (зачем, для кого и как работаем);
• историю и интересные факты о месте, куда устраивается человек;
• ключевые проекты на ближайшие два года: к каким показателям стремимся, на чем сосредоточены усилия;
• структура компании (краткое описание функционала каждого структурного подразделения);
• преимущества компании как работодателя.

 

Собирайте обратную связь

Каждый месяц в течение испытательного срока новые специалисты проходят опрос на корпоративном портале, где оценивают взаимодействие в команде по пятибалльной шкале: комфортно ли им работать, понятны ли задачи, поддерживает ли их руководитель и так далее. 

Помимо опросника можно оставить дополнительные комментарии. Если они негативные или корректирующие, HR-отдел связывается с руководителем и уточняет, в чем сложности у новичка, удалось ли их решить и какие шаги будут предприняты для того, чтобы негативной обратной связи не поступало впредь. Если у вас нет корпоративного портала, собирать обратную связь можно любым удобным образом: и с помощью обычных Google-форм, и даже с помощью обычного ящика с бумажками.

Раз в полгода в компании проводятся встречи новичков с собственниками, на которых они комментируют важные события в истории компании, отвечают на вопросы и делятся опытом. У нас считается, что самый глупый вопрос, — тот, который не был задан, поэтому никто не стесняется спрашивать интересующие их моменты. 

 

Отслеживайте результаты

До начала работы над адаптацией сотрудников, которую мы начали в прошлом году, ее процент составлял всего 18%. Сейчас, почти через год, он составляет 92%. Эти числа складываются из количества работников, которые успешно прошли начальные этапы — welcome-тренинг и «Курс новичка». 

Каждый месяц показатели направляются собственникам компании, генеральному директору и управляющему партнеру, а также руководителям уровня CEO 1, 2, 3. Это не обезличенная статистика — управленцы могут посмотреть данные по каждому сотруднику. 

На сегодня в компанию приходит около 400 человек в месяц. Летом с мая по июль 2020 года было большое пополнение складского отдела: в месяц приходили от 600 до 800 человек. Несмотря на это, eNPS, уровень счастья сотрудников, у новичков стабильно составляет 4,8 из 5 (измеряем по пятибалльной шкале). В то время как общий показатель eNPS сотрудников компании — 4,6 из 5. 

На испытательном сроке мы измеряем индекс лояльности каждый месяц. Если оценка специалиста ниже четырех, HR-отдел связывается с ним, уточняет причину и помогает улучшить ситуацию.  

 

Как получить максимум

 

Алгоритм

1. Нанять на работу специалиста, который будет отвечать за адаптацию сотрудников: разработать методику, провести тестирование, проанализировать результат и провести работу над ошибками.
2. Создать информационный блок о компании, закрепляющий тест по нему и наладить сбор обратной связи у новых сотрудников
3. Своевременно замечать и работать над точками роста, которые поступают от работников в обратной связи. Мы анализируем адаптацию новичков трижды в неделю (следим за прохождением welcome-тренинга и сдачей тестирований), раз в месяц запрашиваем обратную связь. 

 

Правила подготовки адаптационной базы

1. Донесите сотруднику самое главное в вашей корпоративной культуре и ценностях. Пусть это будет даже небольшая книжка о самом главном, но она уже поможет новичку понять компанию быстрее. 
2. Выделите наставника, куратора и друга для новичка. Частая ошибка: наставником считается непосредственный руководитель и сильно недооценивается влияние дополнительного куратора.
3. Создайте систему, в которой адаптация будет работать не только на словах. Добавьте критерий результата, который можно просчитать, что будет считаться успешной адаптацией.

 

Анализ результатов адаптации на нашем примере

1. eNPS — на корпоративном портале мы дважды в год проводим анонимный опрос из 15 вопросов.
2. Показатель адаптации новых сотрудников — он складывается из количества людей, успешно прошедших «Курс новичка» и welcome-тренинг.
3. Показатель текучки новичков — процентное соотношение числа уволенных к среднесписочной численности штата за период. В нашем случае по итогам года в целях было не более 5%, а получилось 4,1%. На испытательном сроке в целях стояло не более 3,5%, а сегодня показатель — 1%.

Фото на обложке: fizkes/shutterstock.com

Источник: rb.ru