Взаимодействие между отделами и должностными лицами во многих компаниях или на предприятиях происходит с помощью электронной почты.
Довольно часто электронная почта является стандартом внутреннего делового общения сотрудников компании. Данный стандарт порой даже прописывают во внутренних корпоративных документах, регулирующих правила работы в компании. Как следствие, нужно быть грамотным специалистом и придерживаться ряда правил по этикету общения с помощью электронных писем.
Содержание:
1. Указывать тему письма
2. На работе электронный ящик использовать по работе
3. Аккуратнее с функцией «Ответить всем»
4. Осторожнее с восклицательными знаками и Caps Lock
5. Не использовать юмор и иронию в деловых письмах
6. В каждой стране свои требования к электронным письмам
7. Игнорировать письма не нужно
Существует ряд правил, которые помогут в составлении электронных сообщений:
Заполнять поле с темой письма
В этом разделе нужно изложить всю суть сообщения вкратце, но так, чтобы она раскрывала суть письма.
Например, в электронном письме может быть помещена служебная записка о направлении в командировку. Тогда в заголовке письма так и следует написать «Служебная записка о направлении сотрудника такого-то в командировку туда-то на срок такой-то».
Электронное письмо может содержать текст нового регламента, который отправляется сразу нескольким коллегам на согласование. Об этом так и следует написать в заголовке письма «Регламент (проект) такой-то на согласование в срок до …».
В электронном письме может быть рассылка приказа, подписанного руководителем предприятия, о работе в праздничные дни. Тогда в заголовке письма можно указать «Приказ номер такой-то о работе сотрудников предприятия в праздничные и выходные дни 8-10 марта».
Из заголовка электронного письма должно быть сразу видно и понятно, о чем данное письмо, что с ним нужно сделать: прочитать и ознакомиться, согласовать или прислать свои замечания, утвердить присланные предложения (если адресат – руководитель, наделенный правом утверждения) и т.п.
На работе электронный ящик использовать для делового общения
На каждом предприятии есть своя электронная почта, которой должен пользоваться сотрудник. При регистрации электронного ящика следует указать ФИО (фамилию, имя, отчество) должностного лица. Нельзя ни в коем случае использовать никнеймы и прозвища в качестве имен электронных адресов.
Пример разрешенного корпоративного адреса электронной почты:
А вот пример совершенно неприемлемого адреса электронной почты: [email protected], потому что в имени адресата использовано просторечие «Серега». На работе нет ни Серег, ни Мань. А есть Сергеи Петровичи, Марии Ивановны и т.п.
Обычно сам сотрудник не может произвольным образом создать свой почтовый ящик в корпоративной почте – это зона ответственности IT–специалистов компании, если таковые на предприятии есть. Данные специалисты обычно строго придерживаются установленных правил присвоения имен почтовым ящикам адресатов.
Но могут быть и исключения. Далеко не все компании могут позволить себе иметь в своем штате системных администраторов. И тогда имена могут себе присваивать сотрудники компании самостоятельно. Вот тут и нужно строго следовать правилам этики делового общения и избегать жаргона.
Более того, жаргонные и непонятные наименования почтовых ящиков будут «светиться» вне организации при отправке почты вовне и при переписке с представителями сторонних организаций. А это не есть хорошо.
Помимо строгости имен почтовых ящиков подобная требовательность и порядок должны распространяться и на саму деловую переписку. Письма, наподобие, «А не пойти ли нам на обед?», конечно, сами по себе не делают среду внутреннего делового общения хуже. Обеденные перерывы еще никто не отменял!
Однако использование электронной почты для неделового общения, а скорее, для повседневного общения, во-первых, отвлекает как пишущего, так и читающего подобные сообщения сотрудника, а во-вторых, создает условия для «расхолаживания», снижения производительности труда, способствует отвлечению сотрудников «на посторонние дела», не приносящие прямую или косвенную пользу компании. В то время как внутренняя задача любой компании (предприятия) – это повышение производительности труда и повышение результативности труда сотрудников.
При отправке не применять функцию «Ответить всем»
Получаемые корпоративные письма, приходящие на электронную почту сотрудника, могут быть адресованы не только ему одному, но и целой группе персонала. Например, это могут быть рассылки приказов и распоряжений, тексты документов для коллективного рассмотрения и согласования, обращения к сотрудникам подразделения от имени руководителя и тому подобное.
Однако получение такого письма, адресованного сразу многим сотрудникам компании, это еще не повод отправить ответное сообщение одновременно по адресам всех получателей данной рассылки, а именно с помощью опции электронной почты «Ответить всем».
При отправке письма или ответа на письмо в адрес сразу нескольких сотрудников организации, то есть, при коллективной рассылке своего письма, нужно быть уверенным в том, что эту информацию действительно должны прочесть все люди в списке.
Часто бывает так, что многие из адресатов совершенно не имеют отношения к рассматриваемому вопросу. Отправитель поставил их в рассылку «просто так» или «на всякий случай» по принципу, «чтобы были в курсе дела», в то время как они могут не иметь никакого отношения к отправленной информации.
Разумеется, когда нужно кого-то информировать, например, своего непосредственного руководителя, об отправке письма в адрес другого сотрудника, то стоит включить руководителя в список рассылки, но опять же не в поле «Кому», а в поле «Копия». Тогда руководитель, получив данное письмо, сразу поймет, что оно адресовано не ему, но отправлено ему для контроля, для мониторинга, для подтверждения действия, которое должен был сделать подчиненный ему сотрудник.
Одним словом, стоит с уважением относиться к рабочему времени других людей.
Исключите восклицательные знаки, сведите к минимуму CapsLock
Формат такого сообщения подходит только непрофессиональным личностям, характер которых строится на эмоциональных всплесках. В наше непростое и «нервное» время эмоциональный интеллект, к сожалению, часто подводит сотрудников компаний.
Тем не менее, в некоторых случаях большие буквы позволяют выделить «главную мысль». Например, в заголовке письма, направленного на согласование, можно выделить заглавными буквами предлог и слово «НА СОГЛАСОВАНИЕ».
Однако и здесь, делая подобные выделения текста, следует быть умеренным. Не стоит отправлять письмо только с простым заголовком «НА СОГЛАСОВАНИЕ». На согласование чего, сразу возникает вопрос. Но можно отправить письмо с заголовком, например, «Новый регламент такой-то НА СОГЛАСОВАНИЕ». Здесь выделение «НА СОГЛАСОВАНИЕ» подскажет получателю письма, что он должен сделать с полученной информацией.
Одно дело «НА СОГЛАСОВАНИЕ», другое дело, скажем, «ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ» или «НА УТВЕРЖДЕНИЕ». Все сразу становится на свои места.
В целом же, следует помнить, что текст, который набран, например, с включенной клавишей CapsLock, состоит ИЗ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ, и в интернете такой текст ассоциируется с криком. А зачем кричать на работе? Крик – это признак, скорее, слабости, неуверенности. Совсем не нужно этого делать…
Не применять юмор и иронию в сообщениях
Деловая переписка не должна включать в себя шуточный характер, так как получатель может неправильно понять юмор в сообщении, и возникнет недопонимание. А то еще и всерьез получатель воспримет шуточные обращения и предложения. И не дай бог, исполнит, если это будет возможно, то, что предложил «шутник». Кто будет отвечать за содеянное?!
Также не рекомендуется использовать иронию при деловой переписке. Смысл иронии не всегда и далеко не всем понятен в e-mail переписке, ибо нет живого контакта с человеком и нет ясности относительно направленности иронии.
Одним словом, деловая переписка есть деловая переписка, и суть ее не меняется, если вместо традиционного письма на бумаге «с подписью и печатью» применяется формат электронного письма. Все равно, тексты писем должны быть выверены, сдержаны, конкретны, исполнимы, и не иметь двусмысленности или разнонаправленности в толковании написанного.
В каждой стране свой формат и этика написания электронных писем
Любая страна имеет ряд своих культурных обычаев и этикета ведения деловых переговоров.
У нас лучше обращаться в начале письма «Уважаемый (ая), Имя Отчество!», а не «Привет, Билл! Как дела?», как это часто принято на Западе.
Восточная культура и того сложнее, ее надо знать и применять на практике общения с деловыми партнерами, помня, что «Восток – дело тонкое».
Заканчивать письма тоже желательно с подписью, дающей получателю исчерпывающие сведения об отправителе: ФИО полностью, должность, адрес электронной почты, сайт организации, контактные телефоны для связи и другие открытые сведения. Иначе концовка, скажем, «С приветом, Вася!», может свести на нет все предыдущее содержание письма.
И даже во внутреннем общении сотрудников между собой нежелательно заканчивать электронное письмо без подписи вообще или с простой подписью, наподобие, «Вася». Понятно, что во внутренней переписке получатель письма рано или поздно разберется и поймет, кто такой «Вася». Однако зачем создавать трудности для получателя? Или ему, получателю письма, больше нечем заняться на работе, кроме как «вычислять Васю»?!
Ну и, конечно, если речь идет о внутренней или внешней переписке, изначально рекомендуется наладить отношения личностного характера и установить взаимопонимание с получателем письма, если есть такая возможность.
Живое общение, общение по телефону, с применением видео связи и тому подобное еще никто не отменял и не подменял! Если электронное письмо приходит от человека (сотрудника), с которым получатель письма был знаком ранее, такое эпистолярное общение проходит значительно проще и легче по сравнению с той ситуацией, когда получатель совершенно не знаком с отправителем лично.
Не игнорировать письма
На каждое письмо следует дать ответ грамотно и эффективно. Даже в том случае, если тематика письма не относится к работе. В конце концов можно ответить отправителю коротко и лаконично «Данный вопрос (проблема) не входят в круг моих обязанностей, обратитесь туда-то» или даже без указания, куда нужно обратиться для решения вопроса.
В каждой компании есть свои правила (прописанные или неписаные), в какие сроки следует отвечать на электронную почту. Если брать «среднюю температуру по больнице», то нужно давать ответ в течение рабочего дня или в течение 24-х часов.
Обычно дольше ждать никто не будет, проблема, изложенная отправителем за этот период времени может исчезнуть, разрешиться сама по себе, или решиться иначе, без участия получателя письма.
Не отвечая вовремя на электронные письма, можно «выпасть из обоймы», оказаться в числе сотрудников, которые рискуют если не потерять работу, то, во всяком случае, лишиться части своих полномочий и зон ответственности…
Соблюдая изложенные рекомендации, Вам будет легко вести деловую переписку, соблюдая профессиональную этику.
Источник: www.OffLineManager.ru
Сетевой этикет в обществе
Сетевая коммуникация имеет свои особенности и сложности. Из-за того, что она является своего рода обезличенной, мы можем забывать, что имеем дело не с машиной, а живыми людьми.
Иногда установление прочного контакта может быть под угрозой. Кроме того, вы не всегда защищены от недобропорядочных лиц. Поэтому сообщение на тему сетевого этикета сегодня интересует людей.
С помощью соблюдения правил нетикета есть возможность наладить общение и обезопасить себя от виртуальных мошенников.
Какое основное правило сетевого этикета? Все просто: соблюдайте те же нормы и рамки приличия, которых вы стараетесь придерживаться в жизни.
Цель такая же, как и у обычных этикетных предписаний.
Основные правила
Как научиться соблюдать сетевой этикет? Просто руководствуйтесь здравым смыслом! Ведите себя так, как будто вы оказались в незнакомом мире, который очень похож на реальный. Присматривайтесь, обдумывайте свои действия наперед.
Не забывайте обучать детей кроме правил этикета , также правилам сетевого общения, они им обязательно пригодятся.
В общем, ведите себя так, как вы бы вели себя в обычном мире и не забывайте об уважении прав других людей.
Памятка правил сетевого этикета включает 10 основных рекомендаций:
- Следуйте тем же стандартам и нормам поведения, что и в реальной жизни. Помните, что за экранами находятся люди. Это основное правило, которое должно вам всегда помогать сориентироваться. Если в каких-то сложных ситуациях с точки зрения этики вы не знаете, как правильно поступить, спросите себя: а что бы вы делали в реальных условиях?
- Старайтесь поставить себя на место другого человека и понять, что он будет чувствовать, видя ваше послание.
нечно, экран и множество проводов создают определенные препятствия, но это может стать и преимуществом. Никто не сумеет увидеть выражение вашего лица, прочувствовать интонацию и увидеть жестикуляцию. Правда, это не снимает с вас ответственности уделять особое внимание правильной формулировке фраз. Не нужно использовать двусмысленные речевые обороты, иначе вас могут неверно понять. В Интернете вы не сможете сгладить неудобный момент соответствующей мимикой. Более того, вы можете и не понять, что собеседник чем-то обижен. - Пользуйтесь преимуществами анонимности в общении с незнакомцами. Пусть вас вначале воспримут за умение вести беседу, чувство юмора и прочие качества, а не будут оценивать по одежде, внешности, массе тела и т.д.
- Используйте смайлики, анимацию и графические изображения только там, где это уместно. Например, на форуме, посвященному рассмотрению какой-то научной темы в строгой обстановке, подобные вставки будут смотреться нелепо. А вот в личном общении или при обсуждениях в неформальной обстановке такие символы даже помогают точно передавать настроение. Но, не перенасыщайте текст сообщения обильным количеством смайликов, так как он будет тяжелым для восприятия.
- Перед отправкой сообщения прочитайте текст, чтобы не отправить адресату бессвязную бессмыслицу.
- Не забывайте об обязательных словах приветствия, обращения, выражения благодарности, прощания и пр.
- Уважайте время свое и других людей. Прежде чем отправить сообщение, к примеру, в сообщество, подумайте: а нуждаются ли его участники в нем? Не отнимаете ли вы время других людей зря? Пустословие и множество одинаковых сообщений отвлекает.
- Не опускайтесь до оскорблений, даже если вас кто-то настойчиво провоцирует. Возможно, эту цель и преследует грубиян. Все равно оставайтесь вежливым.
- Не поучайте других, даже если в какой-то области вы профессионал. Это может сильно оскорбить человека, находящегося по ту сторону экрана. Поделиться экспертным мнением можно в том случае, если у вас просят конкретного совета.
- Не разжигайте и не ввязывайтесь в конфликты. Помимо того, что это противоречит законам приличия, это может быть чревато административной (в некоторых случаях и уголовной) ответственностью. Если конфликт разгорается в паблике, несколько участников дискуссии могут испортить настроение всем остальным, помешать другим общаться и спровоцировать разрушение дружественной обстановки.
- Не отказывайте в помощи, если кто-то нуждается в ней. Речь не идет о переводе денег или чем-то подобном. Ответьте на вопрос, поделитесь полезной ссылкой, посоветуйте или что-то в этом роде.
Эта памятка – основа основ этикета в сети. Есть и некоторые специфические правила, относящиеся к определенным областям Интернет-пространства.
Чего не стоит делать в Интернете
После того, как мы рассмотрели правила поведения и общения в сети, пора указать, чего не нужно делать в Интернете:
- Разжигать национальные конфликты, обсуждать и унижать конкретные нации;
- Употреблять ненормативную лексику, оскорблять людей и их чувства;
- Пытаться подтолкнуть к свержению имеющегося политического строя (за это можно получить и уголовное преследование);
- Воровать;
- Предпринимать попытки что-то сломать;
- Делиться соображениями по поводу того, как можно совершить какие-то незаконные действия или просить у других поделиться такой информацией;
- Создавать дискуссии на форумах, конференциях или в чатах по темам, которым эти места в Интернете не посвящены;
- Публиковать личные письма других людей, предварительно не получив их согласия на это.
В общем, не делайте того, что не поощряется в обычном цивилизованном мире. Это не просто показатель вашей культурности и воспитанности, но и возможность по максимуму обезопасить себя от разных неблагоприятных ситуаций.
Правила этикета в сети: форумы и чаты
Сетевое коллективное взаимодействие, имеющее место в различных пабликах, форумах, группах и конференциях предполагает соблюдение ряда правил этикета:
- Рекомендуется поприветствовать участников на входе и попрощаться – на выходе.
- Не стоит вести одновременно несколько разговоров. Вы можете запутаться в темах и ответах, из-за чего возможно возникновение неловкости или замешательства.
- Если вы хотите обратиться к кому-то конкретному, указывайте имя этого человека в самом начале сообщения. На многих сайтах этот момент упрощает специально предусмотренная для этого функция, позволяющая ответить на конкретное послание.
- Формулируйте свое сообщение четко и кратко. В активных пабликах, где и так много посланий, происходит серьезная нагрузка на каналы связи.
- Не нужно навязчиво отправлять подряд несколько одинаковых сообщений. Если после двукратного ввода одного и того же текста на него никто не отреагировал, то не отреагирует и при последующих повторениях. В подобных случаях вы только будете «засорять» паблик и настраивать против себя некоторых участников.
В случае общения на форумах и в чатах также не забывайте об уважении к собеседникам и соблюдайте правила деловой переписки. Обдумывайте каждый ответ, не вступайте в перепалки. Если кто-то вам досаждает оскорблениями или угрозами, включите пользователя в черный список или пожалуйтесь администраторам на него.
Этикет сетевого общения по электронной почте
Электронная почта есть у многих пользователей сети. При общении с ее помощью также нужно придерживаться определенных правил этикета:
- Старайтесь всегда писать персональное имя в текстовом комментарии к отправляемому письму. Это будет что-то вроде вашей визитной карточки. Такой вариант лучше, чем просто адрес e-mail.
- Всегда давайте название письму. Вы сможете сэкономить время человека или представителя организации, которому адресовано это письмо. Ведь так вы упростите процесс поиска и сортировки, помогая адресату сориентироваться именно по названию.
- Старайтесь не делать грубых грамматических и пунктуационных ошибок. Такие письма сложно читать и воспринимать их смысл. Впрочем, это правило актуально для этикета разных видов переписки.
- Получая от кого-то письмо, отправляйте в ответ короткое сообщение (к примеру, «Спасибо за письмо», «Благодарю» и пр.). Это нужно для того, чтобы ваш собеседник удостоверился: вы увидели его письмо и прочитали. Естественно, это не касается письмам по массовым e-mail-рассылкам.
- Не пишите письма под влиянием сильных эмоций. Может так получиться, что написанный в период переживаний текст получится недостойным вас и вашего адресата. Вначале успокойтесь, хорошо все обдумайте и только тогда приступайте к созданию письма.
- Соблюдайте простые правила вежливости. Используйте шаблонные слова вроде «спасибо», «пожалуйста» и т.д.
- При ответе включайте в текст отрывки из предыдущего письма (вашего или адресата). Человек, с которым вы общались ранее по электронной почте, может попросту забыть о содержании обсуждаемой в прошлом темы. Но, не переусердствуйте с цитатами и обязательно отделяйте их от ваших ответов.
- Если у вас есть возможность, используйте подпись. Она должна содержать краткую информацию о вас и, может быть, об альтернативном канале связи с вами – факс, номер мобильного или рабочего телефона. Но, не делайте слишком длинные подписи.
- Не отсылайте в письме информацию слишком личного характера. В случае его попадания в ненужные руки можете пострадать не только вы, но и другой человек, имеющий отношение к деликатному содержимому.
- Если вы нуждаетесь в квалифицированном ответе, четко и по делу описывайте вашу проблему.
Правила этикета в сети призваны помогать устанавливать и поддерживать контакт с виртуальными собеседниками, соблюдать порядок и уважение друг к другу.
Придерживаясь его норм, мы делаем наше общение приятным и продуктивным.
Жду ваши оценки по статье, комментарии и вопросы, уважаемые читатели.
Источник: oficianty.com
В этом документе описываются простые правила этикета при общении пользователей по электронной почте.
Персональное имя (не то же самое, что подпись) – произвольная строка, которую многие мэйлеры (программы электронной почты) позволяют присоединять к вашим сообщениям в качестве текстового комментария.
• Не забывайте давать названия своим письмам. Практически все мэйлеры позволяют присваивать почтовым сообщениям названия, и часто пользователь ориентируется именно по названиям, когда просматривает свою почту.
• Избегайте бессмысленных названий. Если вы при ответе на письмо меняете тему разговора, не забудьте изменить и название.
• Точный заголовок – самый простой способ определить тему беседы, и если вы измените тему, оставив заголовок прежним, адресат может прийти в замешательство.
• Старайтесь, чтобы длина вашего письма отвечала стилю беседы: если вы просто отвечаете на вопрос, делайте это кратко и по существу.
• Держитесь как можно ближе к теме. Если вы хотите поговорить о чем-то новом, лучше послать отдельное письмо. Тогда ваш адресат сможет хранить его отдельно.
• Не пишите весь текст заглавными буквами – его становится тяжело читать (хотя краткое выделение может использоваться как усиление). Старайтесь разбивать ваше письмо на логические абзацы и избегайте чрезмерно длинных предложений.
• Старайтесь не допускать грамматических ошибок. Полное ошибок и опечаток письмо трудно читать. То, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что можно расслабиться и забыть о правописании (по моему опыту, самое безграмотное сообщение – электронное). Если вы считаете свои мысли достойными изложения в письме, позаботьтесь, чтобы они были изложены правильно.
• Избегайте писем, составленных под влиянием эмоций. Послания, отправленные в момент душевных переживаний, чаще всего только ухудшают ситуацию.
• Включайте в ваше послание отрывки письма, на которое отвечаете. Помните, электронная почта – не разговор по телефону в реальном времени. Человек может забыть содержание предыдущего письма. Включайте отрывки оригинального текста в ваш ответ, и адресат легче поймет, о чем идет речь.
• Если можете, используйте подпись. Она должна идентифицировать вас и содержать данные о каналах связи (обычный телефон, факс).
Электронная почта – средство связи между людьми, и без правил вежливости здесь не обойтись.
• Не забывайте говорить «спасибо» и «пожалуйста». Хотя это может показаться банальным, вы будете удивлены тем, какое количество людей являются образцами вежливости в реальной жизни и меняются в переписке по электронной почте. Не ждите, что вам ответят немедленно.
• Помните, что не существует надежной почтовой системы. Неразумно помещать личную информацию в электронное письмо, если только вы не собираетесь его зашифровать с помощью надежной программы шифрования. Вы не единственный человек, который пострадает в случае, если деликатное сообщение попадет в чужие руки. Помните о том, что залог хороших отношений в коллективе – это обычная вежливость, и еще одно, очень важное правило. И никогда не сплетничайте на работе. Это только повредит вашей личной репутации. Соблюдая эти нехитрые правила, вы значительно упростите жизнь себе и своим коллегам по работе. А если ваши служебные отношения не будут омрачены личной неприязнью и бестактным отношением друг к другу (ведь на работе и других проблем обычно хватает), то вам гораздо приятнее будет проводить время друг с другом в неформальной обстановке. Ведь наша жизнь и так устроена сумбурно, и мы настолько заняты, что в основном приобретаем друзей на службе.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Следующая глава >
Источник: marketing.wikireading.ru
Общение между людьми – это естественный и жизненно важный процесс. Когда-то эпистолярный жанр был единственным доступным способом общения людей, находящихся на удалении друг от друга.
Почта существовала со времен древнего Рима, если не раньше. Люди переписывались. В литературе известны даже романы и повести в письмах.
Современные достижения в сфере информационных технологий предлагают новые, более совершенные способы общения.
При этом почтовая переписка сохраняется. Это старый, но надежный способ общения, который обладает своими неповторимыми качествами. Современный формат почтовой переписки представляет электронная почта, иначе E-mail.
Электронная почта в отличие от обычной позволяет общаться адресатам практически мгновенно. Нажал кнопку «Отправить» (письмо), и через несколько секунд получатель видит это письмо в своей почте, в папке «Входящие».
Став доступной и распространенной среди пользователей, электронной почте присущи определенные правила ведения переписки. Подобные правила позволяют организовать и вести переписку в рамках принятых культурных и деловых норм. Свод систематизированных правил «е-мейл» переписки получил название негласный «Этикет электронной почты».
Этикет электронной переписки включает особенности оформления, составления писем, а также принципы общения адресатов. Для начала огласим весь список правил:
Правило 1. В электронном письме заполняйте все поля.
Правило 2. Почтовый адрес и имя отправителя должны быть понятными.
Правило 3. Тему (заголовок, название) письма нужно указывать всегда.
Правило 4. При ответе на какое-либо письмо подумайте, нужно ли менять тему письма.
Правило 5. Почтовый адрес получателя заполняйте в последнюю очередь.
Правило 6. Сохраните текст письма в отдельном файле, прежде чем отправлять письмо.
Правило 7. Текст письма должен отвечать определенным требованиям.
Правило 8. На электронные письма нужно отвечать.
Правило 9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию.
Правило 10. Не публикуйте информацию из личных писем без согласия их отправителей.
А теперь подробнее о каждом из десяти правил.
Правило 1. В электронном письме заполняйте все поля.
Для наглядности используем скриншот (рис. 1), на котором представлено, как выглядит новое письмо в почте Яндекса (после нажатия на кнопку «Написать»):
Практически во всех почтовых сервисах (почта Яндекса, Майл ру, Гугла, Рамблера и др.) электронное письмо содержит следующую информацию:
- Почтовый адрес (e-mail) и имя отправителя (возможно, еще фамилию) – цифра 1 на рис. 1.
- Почтовый адрес (e-mail) получателя письма – цифра 2 на рис. 1.
- Тема (заголовок, название) письма – цифра 3 на рис. 1.
- Содержание письма (цифра 4 на рис. 1), в которое входит:
- приветствие,
- основной текст,
- заключение,
- подпись.
- Приложение к письму (прикрепленные файлы или вложенные файлы) – цифра 5 на рис. 1.
Обязательны для заполнения все перечисленные пункты, кроме последнего (цифра 5 на рис. 1) – приложения к письму. Если к письму не требуется прикреплять никаких файлов, поясняющих текст письма, то об этом пункте можно забыть.
Правило 2. Почтовый адрес и имя отправителя должны быть понятными.
Переписка предполагает наличие двух сторон общения, поэтому следует уделить внимание персональным данным. Личные данные должны быть понятными и по возможности полными, чтобы не вызывать у адресата непонимание, настороженность и загадочность.
Наибольшее доверие вызывает почтовый адрес, содержащий фамилию и имя, например, [email protected].
Если у отправителя есть свой сайт или блог, то полезно будет указать адрес с доменом сайта, например, [email protected]. Дело в том, что, перейдя на указанный после знака @ сайт (inetgramotnost.ru), можно много узнать об авторе сайта по представленным на нем материалам.
Если почтовый адрес имеет вид [email protected], то не всякий получатель письма от такого адресата решится открыть это письмо. А вдруг там вирус, приводящей к блокировке компьютера, или спам, который после открытия такого письма пойдет бесконечным потоком?
Правило 3. Тему (заголовок, название) письма нужно указывать всегда.
Заголовок письма – это то единственное, что видит получатель письма, когда оно к нему приходит. Очень часто от названия письма зависит его дальнейшая судьба:
- откроет его получатель
- или удалит, не глядя.
Поэтому к заголовкам письма нужно относиться с особым пиететом (то есть, с благоговением).
Варианты судеб полученного письма в зависимости от его заголовка:
- письмо не заметят среди вороха других писем,
- сочтут бесполезным и потому даже не откроют,
- не долго думая, сразу отправят в папку «Спам» или «Удаленные»,
- прочитают частично или полностью,
- возможно, даже ответят.
Заголовок письма – это ключик к тому, чтобы заинтересовать получателя открыть письмо, а точнее, «зацепить», привлечь внимание. Это особенно важно, если Вы пишите письмо кому-либо впервые. Перефразируя слова из книги «Приключения капитана Врунгеля» («как назовешь корабль, так он и поплывет»), можно сказать, что «как назовешь письмо, так оно и дойдет» до получателя.
Таким образом, заголовок письма должен быть кратким (не более 50 знаков), интересным и по делу (выражать суть письма).
При этом в ходе переписки, если получатель письма отвечает автору, заголовок письма не должен меняться. Он также не должен меняться в ходе многократной переписки, когда письмо много раз направляется то в одну, то в другую сторону.
Если в ходе переписки тема обсуждения меняется, то имеет смысл поменять тему письма или, возможно, создать новое письмо с новой темой для дальнейшей переписки.
Правило 4. При ответе на какое-либо письмо подумайте, нужно ли менять тему письма.
В подавляющем большинстве случаев тему письма менять НЕ нужно, ниже объясню причины. Но из правил, как известно, бывают некоторые исключения. Впрочем, обо всем по порядку.
Как написать письмо ответ
Многие начинающие пользователи отвечают на письмо неправильно, а именно, получив письмо, они его читают и для ответа жмут на кнопку «Написать». Это в корне неверно.
При ответе на письмо следует нажимать на кнопку «Ответить», чтобы понимать с чего начали переписку и к чему пришли. Для этого:
- Нужно открыть письмо. При этом появится кнопка «Ответить» выше или ниже открытого письма (цифра 1 на рис. 2).
- Нажать на «Ответить».
- В теме (заголовке) письма автоматически появится «Re: …» (цифра 2 на рис. 2). Буквы «Re» – признак того, что это именно ответ на письмо.
- Написать свой ответ в начале письма так, чтобы сначала шел ответ, а ниже – текст предыдущего письма.
Во многих службах технической поддержки просят при электронной переписке по поводу какой-либо проблемы нажимать именно на кнопку «Ответить». И при этом в переписке не менять ничего в предыдущих письмах. Точнее, любая техподдержка просит «при ответах сохранять цитирование». Ибо так проще понять, с чего начали решать проблему и к чему пришли.
Многие начинающие пользователи не могут найти предыдущего письма, либо по каким-то другим причинам зачастую НЕ отвечают (то есть, не пользуются кнопкой «Ответить»), а пишут новое письмо (жмут на кнопку «Написать» или «Создать»). Получая каждый раз новое письмо, получателю нового письма бывает сложно вспомнить «с чистого листа» все детали предыдущего письма, что сильно затрудняет переписку.
А профессиональная техподдержка на неправильно оформленные письма может вообще не ответить.
Замечу, что «Re:» – это сокращение от английского «Reply:» или «Response:», что переводится как «Мой ответ на:». Если тема письма изменилась, следует удалить это «Re:» и написать новую тему письма, отражающую суть нового поворота событий.
Правило 5. Почтовый адрес получателя (Кому) заполняйте в последнюю очередь.
Поле «Кому» лучше всего заполнять в последнюю очередь, уже после того, как письмо будет написано и проверено. Это позволит избежать часто повторяющиеся ошибки, когда отправитель письма отправляет его адресату не дописанным, случайно нажав на кнопку «Ответить».
И уж если Вы нажимаете на кнопку «Ответить», тогда перед нажатием проверьте в первую очередь, тому ли адресату Вы отправляете письмо. Бывает очень обидно, когда письмо, особенно если оно содержит личную или конфиденциальную информацию, уходит не туда, куда Вы его собирались отправить.
Правило 6. Сохраните текст письма в отдельном файле, прежде чем отправлять письмо.
К сожалению, это правило вспоминается только тогда, когда
- при отправке письма неожиданно произошел сбой,
- либо когда письмо просят выслать повторно, ибо оно не было получено по каким-то причинам.
При отправке важных писем со «стеной текста», набранной вручную, а не скопированной откуда-то, это очень хорошее правило. Оно сильно упрощает жизнь.
Правило 7. Текст письма должен отвечать следующим требованиям:
1) Текст письма должен содержать приветствие.
Как минимум, «Здравствуйте.» или «Доброго времени суток.». Если знаете имя, то «Уважаемый (ая) Имя (возможно, Отчество)». Приветствие «Доброго времени суток» часто применяется при общении в Интернете вместо «Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер». Это связано с тем, что отправитель письма никогда не может знать точно, когда его письмо будет открыто получателем. Отправитель и получатель могут находиться в разных концах Земли, в разных часовых поясах. А также отправитель никогда точно не знает, когда получатель откроет и прочтет его письмо.
2) Текст письма должен быть грамотным и не содержать ошибок.
В Интернете почему-то не придается большого значения грамоте. Ошибки можно встретить на официальных сайтах серьезных компаний, не говоря уж о письмах, в которых иногда трудно понять не только отдельные слова, но и целые фразы, настолько безграмотно и с ошибками они могут быть сформулированы. Важно помнить, что безграмотные письма – это плохая культура, и ей не место в Интернете.
3) Текст письма должен быть понятным по содержанию.
Отправитель всегда знает, о чем он пишет, но получатель это может понять только из текста письма. Далеко не всегда отправитель пишет о своей проблеме понятным для получателя способом. Непонятные по содержанию письма могут вызывать у получателя только раздражение и досаду, поскольку он потратил время на чтение письма, но так и не понял, что отправитель хотел ему сообщить.
4) Текст письма должен охватывать рамки одной темы.
Если отправителю есть что сказать получателю по разным темам, то лучше отправить по одному письму на каждую тему. Это упростит получателю восприятие информации и позволит ему дать Вам точный и исчерпывающий ответ.
5) Текст письма должен быть структурированным по содержанию и по внешнему восприятию.
Структурированный текст легко читать. И воспринимается он так, как было задумано автором письма. Не структурированный текст с перескоками мысли, с преобладанием эмоций, а не фактов, с непонятными связками и т.п. может быть воспринят получателем письма совсем не так, как это было задумано отправителем. В итоге общение по E-mail не получится. Оно не состоится вообще, либо понадобится телефон, Скайп и иные средства коммуникации.
6) Текст письма должен иметь оптимальный размер.
Совсем короткие письма из 5-7 слов читать, кончно, приятно, но нужно понять очень талантливым писателем, чтобы в эти слова вложить основную мысль. Неискушенному автору письма лучше писать побольше, чтобы как можно точнее передать информацию или сведения, направляемые адресату.
Вместе с тем излишне длинное письмо, изобилующее повторами, дополнительными пояснениями, лишней информацией не по теме и др. воспринимаются получателем как «стена текста», утомляют его и вызывают негативную реакцию. Во всем нужна мера;
7) Шрифт текста письма должен быть распространенного типа, который будет отображаться во всех почтовых сервисах.
Любителям экзотических шрифтов, например, напоминающим рукописный текст гусиным пером, должен помнить, что у получателя вместо текста письма может получиться нечитаемая абракадабра. Любителям экзотики следует заботиться о том, чтобы применяемый им экзотический шрифт пересылался в письме вместе с текстом.
8) Размер шрифта в тексте письма должен быть однообразным.
Мелким шрифтом можно писать какие-либо незначительные примечания, все остальное надо делать шрифтом одного размера. В некоторых почтовых сервисах вообще используется один-единственный универсальный шрифт. Об этом всегда следует помнить, поскольку все изыски отправителя по художественному оформлению текста шрифтами разных размеров в конечном итоге у получателя будут выглядеть как однообразные текст. А потому нужно ли так стараться?
9) В тексте письма не стоит злоупотреблять использованием прописных и заглавных букв.
Сложно читать письма, где все буквы маленькие, даже в начале предложения, или наоборот, где все буквы ЗАГЛАВНЫЕ. Помните, что ПИСЬМО, НАПИСАННОЕ ПРИ ВКЛЮЧЕННОЙ КЛАВИШЕ Caps Lock И СОСТОЯЩЕЕ ИЗ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ, В ИНТЕРНЕТЕ ВОСПРИНИМАЕТСЯ как КРИК и означает только крик и ничего другого.
10) Тон письма ни в коем случае не должен иметь черты агрессивности, раздражительности.
Текст письма не должен содержать ругательства и оскорбления. Письмо лучше всего писать, находясь в уравновешенном и рассудительном состоянии. Приветствуются легкая шутливость и уместный юмор, если адресат поддерживает подобный тон общения и способен его оценить.
11) В конце всегда следует оставлять подпись (имя, фамилия, ник, должность для деловых писем) с возможными пожеланиями к собеседнику.
К пожеланиям относится: С уважением, С благодарностью и т.п.
Правило 8. На электронные письма нужно отвечать.
Отвечать на письмо принято всегда, поэтому нужно находить время и возможность уделить взаимное внимание и уважение к отправителям.
Электронная почта не терпит застоя. Работа с электронной почтой во многом зависит от дисциплинированности и организованности получателя. Это заключается в регулярном мониторинге своего почтового ящика, ознакомлении с входящей корреспонденцией, ее изучением, систематизацией и составлением ответов.
Одним из важных моментов является вовремя отправленный ответ, что уже само по себе говорит о получателе с положительной стороны и характеризует его степень ответственности и заинтересованности.
Электронная почта – это не привычная бумажная почта с почтальонами, автомобилями, самолетами, поездами. Электронные письма доставляются в считанные секунды, и отправители надеются на быстрый ответ. В электронном общении приняты совершенно другие темпы, можно сказать, что это «здесь и сейчас». Опоздание по времени может привести к утрате актуальности обсуждаемой темы.
Правило 9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию.
Электронную почту, увы, могут взломать, перехватить. И тогда записанные в электронные письма пароли, номера банковских карт, пин-коды и т.п. могут стать доступными для посторонних лиц, которые могут их использовать в корыстных целях. Поэтому такую информацию не стоит доверять электронной почте.
Правило 10. Не публикуйте информацию из личных писем без согласия их отправителей.
Уважая чужую конфиденциальную информацию, Вы уважаете и себя, и свое право на приватность.
Общение посредством электронной почты без взаимного визуального и слухового контакта требует соблюдения правил этикета, которые в свою очередь способствуют налаживанию грамотного и культурного диалога между людьми.
В одном из писем Антуан Сент-Экзюпери заметил:
«Ищите меня в том, что я пишу».
Это очень меткое выражение, в том числе, в отношении вышеупомянутых принципов этикета при общении по электронной почте.
Источник: www.InetGramotnost.ru