Многие предприниматели начинают день с просмотра своих групп в социальных сетях. Итак, вы как всегда открываете свою страницу и видите отрицательный отзыв. В такой ситуации у вас есть только два варианта: проигнорировать негативный комментарий или отреагировать на него.
Внимание, спойлер: лучше выбрать последний вариант. Люди реже покупают товары у компаний, которые оставляют жалобы клиентов без внимания. Но дело не только в этом. Извинения — это нормальное поведение человека, который признает проблему и хочет ее решить. В бизнесе это является неотъемлемой стратегией роста. Это особенно актуально для бизнеса в сфере SaaS, а также компаний, нацеленных на длительные отношения с клиентом.
Ниже вы найдете несколько советов, касающихся того, как правильно приносить извинения от лица компании.
Содержание статьи
Почему компаниям нужно извиняться?
За что следует извиняться?
1. Сбой в работе системы (программного продукта)
2. Медленная доставка
3. Плохой клиентский сервис
4. Скрытые платежи
5. Низкое качество товаров или услуг
6. Моральные и этические недопонимания
Как нужно извиняться?
1. Нужно извиняться даже тогда, когда произошедшее — не ваша вина
2. Извиниться публично
3. Реагируйте своевременно
4. Поясните, что пошло не так
5. Предложите клиентам стимул
6. Помните, дело не только в том, что вы говорите, но и в том, как вы это говорите
Заключение
Почему компаниям нужно извиняться?
Извинение — это проявление сочувствия и человеческого отношения. Эксперты расценивают это как важный стимул развития бизнеса. Это помогает заключать более выгодные сделки, что, в свою очередь, способствует росту компании.
Даже если клиент намерен подать на вас в суд, извинения могут помочь предотвратить разбирательства. Профессор права и психологии в Университете Иллинойса Дженнифер Роббеннольт оценила реакцию респондентов, когда они слышали извинения. В ее докладе есть следующий вывод: «Извинения выполняют некоторые требования человека, подавшего иск в суд. К этим требованиям относятся: потребность в уважении, ответственность и понимание того, что подобное больше не повторится». Если клиент получит от вас извинения, то это сможет снизить ваши финансовые затраты и даст возможность сторонам вступить в диалог по поводу разрешения проблемы.
Таким образом, при помощи извинений перед клиентом можно:
- снизить отток;
- улучшить репутацию бренда;
- удержать лояльных клиентов;
- увеличить прибыль.
Извиняться часто приходится из-за нескольких типичных ошибок. Об этом и пойдет речь в следующем разделе.
За что следует извиняться?
Вы наверняка слышали известное высказывание: «Клиент всегда прав». Но не все с ним согласны. Например, профессор маркетинга в Университете Пенсильвании Пит Фейдер разъясняет:
«Не все клиенты заслуживают того, чтобы вы прилагали свои усилия. И несмотря на то что гласит известное всем высказывание, клиент не всегда бывает прав. В мире клиентоориентированности есть хорошие клиенты, а есть все остальные».
Тем не менее, обычно извинения играют решающее значение. Например, если у вас возникли проблемы с плохим клиентским опытом. По статистике 55% потребителей готовы платить больше за хорошее обслуживание, если оно гарантировано.
Не всегда можно четко определить, когда виноваты сотрудники компании, а когда требования клиента несправедливы. Но есть несколько четко определенных случаев.
1. Сбой в работе системы (программного продукта)
Большая часть ПО рано или поздно выдают ошибки. Независимо от того, чем эта ошибка была вызвана, вы должны принести извинения своим клиентам.
Когда инструмент Moz для SEO не работал должным образом, они опубликовали в своем блоге публичные извинения, где объяснили, почему это произошло и что они сделали, чтобы исправить это:
Сервис Rankings был недоступен для наших клиентов из-за сбоев в базе данных. Данная ошибка привела к тому, что в клиентских отчетах отсутствовали данные о ранжировании.
Решение проблемы: После нескольких попыток решить эту проблему, нас осенило и мы вернули наши жесткие диски в исходное состояние. Это позволило решить проблему немедленно.
Почему этого больше не повторится: Мы были готовы к ошибкам в SSD, но не ожидали, что весь кластер выйдет из строя. Теперь мы уверены, что SSD работает корректно, и у нас есть четкий план на случай возникновения сбоев. Мы также изменили скорость и способ создания отчетов.
2. Медленная доставка
Когда дело касается интернет-магазинов, координация заказов, логистика и скорость доставки имеют первостепенное значение. Ниже можно увидеть, как крупнейший в мире интернет-магазин Amazon извиняется за задержку доставки:
Здравствуйте,
Я очень сожалею, что ваш последний заказ был доставлен с задержкой. Приношу вам свои извинения.
Я понимаю, что как клиент Amazon Prime, вы ожидали, что доставка будет точно в указанный день. Я также осознаю, что вы испытали разочарование по этому поводу.
Чтобы выполнить свои обязательства перед вами, я продлеваю ваш статус в Amazon Prime еще на месяц.
Конечно же, преимущества Amazon Prime еще на месяц не смогут полностью исправить нашу ошибку, но я надеюсь, что вы оцените такой жест с нашей стороны.
Надеюсь, мы смогли уладить этот вопрос, и мы будем рады снова видеть вас в числе наших покупателей. Будет замечательно, если вы оставите обратную связь. Пожалуйста, используйте кнопки ниже, чтобы оценить наш уровень обслуживания.
С уважением,
Джейслин С.
3. Плохой клиентский сервис
Отчет Forrester показал, что 23% руководителей в сфере B2B рассматривают улучшение качества обслуживания клиентов как первую из трех целей для своей компании. Это подчеркивает тот факт, что ожидания потребителей в некоторых случаях не оправдываются. В свою очередь, это подтверждает необходимость приносить извинения.
Ниже ZocDoc, извиняется перед своим клиентом за то, что его запись на прием была неожиданно отменена. Они отправили персонализированное электронное письмо со стимулом для продолжения использования своего сервиса и попросили дать отзыв, чтобы предотвратить будущие проблемы:
Здравствуйте, Аманда!
Нам очень жаль, что ваша запись на прием через сервис ZocDoc была отменена. Нам бы хотелось, чтобы наше обслуживание было безупречным — это значит, мы хотим, чтобы вы всегда могли попасть на прием к врачу в нужное для вас время.
Я бы хотела отправить вам подарочную карту в Amazon, так как эта проблема доставила вам неудобства. У вас есть немного времени, чтобы рассказать нам подробнее об этой проблеме? Напишите нам на электронный адрес: [email protected].
Такие проблемы с сервисом возникают крайне редко. Мне хочется убедиться, что все работает правильно.
С наилучшими пожеланиями,
Меган, служба поддержки Zocdoc.
4. Скрытые платежи
Если вы покупаете что-то через интернет, вы ожидаете, что курьер прибудет к вашей двери и вручит заказанный вами товар по цене, которую вы заплатили. Скрытые или неожиданные расходы вызывают гнев потребителей. Ниже можно увидеть пример негативного отзыва от клиента Kylie Cosmetics:
Не покупайте здесь, если вы живете в Британии. Мне пришлось заплатить дополнительный таможенный сбор в размере 20 фунтов. В итоге, за косметику и заплатила намного больше, чем я ожидала. Надеюсь, хотя бы товар себя оправдает!
5. Низкое качество товаров или услуг
Потребители становятся все более требовательными, а это значит, что повышается вероятность того, что ваш товар или услуга не будут соответствовать их завышенным требованиям. Это же относится и к извинениям от лица компании.
Когда пассажира United Airlines высадили из самолета , генеральный директор Оскар Муньос первоначально публично извинился следующим образом:
«Произошедшее нас очень расстроило. Я приношу извинения, что нашему клиенту пришлось ожидать другой рейс. Наши сотрудники в срочном порядке обратились к властям и составляют свой собственный отчет о том, что произошло. Мы также намерены лично связаться с данным клиентом и предложить ему пути решения данной ситуации» — Оскар Муньос, United Airlines.
Но общественное недовольство росло, и тогда Муньос опубликовал еще одно, более откровенное извинение:
Чудовищное происшествие, имевшее место на одном из наших рейсов, вызвало у вас много эмоций: гнев, злость, разочарование. Я разделяю ваше негодование и приношу свои глубочайшие извинения. Так же, как и вас, меня продолжает беспокоить произошедшее и я глубоко извиняюсь перед нашим клиентом, которого высадили из самолета. Мы уверены, что никто такого не заслуживает.
Хочу, чтобы вы знали, что наша компания осознает всю ответственность и делает все возможное, чтобы такого больше не повторялось.
Никогда не поздно исправиться. Я обещал нашим клиентам и сотрудникам, что подобное больше никогда не случится. Мы примем меры, касающиеся членов экипажа, политики задействования волонтеров в подобных ситуациях. Также мы изменим нашу политику взаимодействия с руководством аэропортов и местными властями. О результатах проделанной работы мы сообщим в отчете от 30 апреля.
6. Моральные и этические недопонимания
Согласно отчету Nielsen о глобальной корпоративной устойчивости, 66% потребителей готовы тратить больше на продукт, компоненты которого несут ценность для общества.
Например, компания ConvertKit столкнулась с негативной реакцией, когда они объявили о запланированном изменении имени на «Сева». Они не осознали сильных религиозных связей, которые имелись в этом слове, и клиенты чувствовали, что использование его в качестве имени было неправильным с точки зрения морали. ConvertKit вернулась к своему первоначальному имени и написала длинное извинение, чтобы объяснить недоразумение:
Мы выслушали. Мы осознали. Мы по-другому стали оценивать слово «Сева» и изменили название. Приносим извинения за ошибку.
Как нужно извиняться?
Благодаря научным исследованиям, были выявлены ключевые компоненты хорошего извинения:
- Выражение сожаления
- Объяснение того, в чем вы не правы
- Признание ответственности
- Раскаяние
- Предложение исправить ситуацию
- Просьба о прощении.
Ниже вы найдете советы о том, как применять это на практике.
1. Нужно извиняться даже тогда, когда произошедшее — не ваша вина
Извинения часто воспринимают как слабость, однако исследования показывают, что они могут повысить самооценку, а также способствуют возникновению чувства контроля над ситуацией. Даже если вы не чувствуете ответственности за произошедшее, есть смысл проглотить свою гордость и извиниться, и вот, почему.
Извинение не всегда означает, что вы ошибаетесь, а другой человек прав. Это просто означает, что вы цените ваши отношения больше, чем свое эго.
В бизнесе сохранение вашего эго обойдется вам в тысячи, если не в миллионы рублей. Возьмите скандал с выбросами Volkswagen. Когда контролирующие органы обнаружили, что автомобили VW использовали незаконные механизмы, чтобы привести выбросы в соответствие с нормами, генеральный директор американского филиала VW не принес извинений. Вместо этого он переложил свою вину на плечи сотрудников:
«Эти события глубоко встревожили меня. Я не думал, что что-то подобное было бы возможно в Volkswagen Group [. , .] Это была пара инженеров-программистов, которые включили это по какой-либо причине [. , .] Это не было корпоративным решением. Не было никакого заседания правления, которое одобрило бы это».
Какое впечатление это оправдание производит на клиентов? Либо генеральный директор не имеет ни малейшего представления о том, чем занимаются сотрудники компании, которой он управляет, или он просто предпочитает обвинять кого-то другого. Все это очень вредно для репутации бренда.
Более вероятным сценарием для владельцев бизнеса является извинение за ошибку другого сотрудника. Вот как одна компания сделала это правильно:
Филипп К., главный менеджер Stamford Pizza Brisbane, в ответ на отзыв от 19 сентября 2013.
Уважаемый Darsam123,
Сначала позвольте поблагодарить вас за то, что вы потратили время, чтобы оставить отзыв о Stamford Pizza Brisbane. Это помогает нам узнать о качестве нашего сервиса и, если это необходимо сделать некоторые улучшения.
Я был очень расстроен, читая ваш отзыв о пребывании в нашей гостинице.
нечно же, мои извинения, к сожалению, не изменят ваш негативный опыт, однако прошу вас их принять. Каждый из пунктов вашего отзыва вызвал мое беспокойство, особенно упомянутый шум в номере и плохой сервис. Разумеется, все это недопустимо, и ваш комментарий будет также адресован ответственному персоналу.
Мы добавили пометку в вашем профайле, чтобы в дальнейшем вам не предлагали номера рядом с лифтом. Кроме того, сообщаю вам, что у нас есть проект по модернизации отеля. Внесенные изменения помогут уменьшить уровень шума от лифтов в номерах.
Мы можем обсудить эту ситуацию более детально. Снова прошу вас принять мои извинения, и надеюсь, что описанная вами ситуация не станет для вас препятствием к тому, чтобы снова стать нашим гостем.
С наилучшими пожеланиями,
Филипп.
2. Извиниться публично
Не нужно скрывать свои ошибки в надежде, что их никто не заметит. Это неправильная стратегия, которой придерживаются многие бренды, включая Samsung. Однажды компания потребовала от пользователя YouTube удалить видео, на котором демонстрировалось, что батарея Samsung загорелась.
Сотрудники Samsung также препятствовали тому, чтобы этот пользователь загружал подобные материалы в будущем и никогда не обнародовали результаты урегулирования этого спора.
В то же время, специалисты Label Insight обнаружили, что 73% потребителей готовы платить больше, чтобы поддерживать честные бренды, и прозрачность здесь является ключевым компонентом. Если вы решаетесь публично извиниться, то от этого можно получить куда больше пользы, чем от замалчивания своих ошибок.
Взять, к примеру, KFC . Клиенты были возмущены, когда в их британских ресторанах закончилась курица. Но вместо того, чтобы скрыть проблему, владелец заплатил за места на рекламных щитах по всей стране, чтобы публично извиниться:
«Простите нас!»
Как утверждал Джеймс Алтучер : «Честность — это самый быстрый способ предотвратить превращение ошибки в неудачу».
Как вы можете определить, когда ваши извинения должны быть обнародованы? Для этого спросите себя, повлияла ли эта проблема на большое количество людей. Например, извинения за неправильную доставку продуктов одному покупателю не требует публичных извинений. Но может, к примеру, произойти сбой в работе ПО, который очень сильно затронет значительный процент ваших клиентов. Именно в этом случае публичные извинения необходимы.
3. Реагируйте своевременно
Исследование, проведенное Altitude Software, показало, что более 80% клиентов ожидают ответа на электронные письма и сообщения в социальных сетях в течение 24 часов.
Бюджеты на обслуживание клиентов не всегда могут удовлетворить потребительские запросы. Такой инструмент, как Mention, может помочь определить, когда и где люди говорят о вас в интернете. Это повысит вашу способность быстро реагировать на комментарии потребителей.
4. Поясните, что пошло не так
По словам психолога Роберта М. Гордона, существует три составляющих извинения:
- Подтверждение
- Раскаяние
- Решение.
Вот как Airbnb применил это на практике, когда они подверглись критике за сообщения о расовой дискриминации на своем сайте:
Уважаемое сообщество Airbnb,
Одна из ключевых составляющих миссии нашей компании — это идея о том, что все люди по своей сути хорошие и наше сообщество открыто для каждого. Мы говорим это не просто потому, что считаем это правильным. Это цель, к которой стремится каждый сотрудник нашей компании.
Дискриминация противоречит идеи открытости и принадлежности, и присутствие элементов дискриминации на нашей платформе противоречит миссии компании. К сожалению, мы достаточно поздно отреагировали на обращение. За это мы приносим свои извинения. Мы осознаем свою ответственность за моральный вред, причиненный участникам сообщества. Но мы не только в состоянии это исправить, мы сможем подать пример и другим компаниям.
В июне мы обратились к бывшей главе Союза Гражданских Свобод Вашингтона Лауре Мерфи, чтобы она провела анализ платформы Airbnb на предмет наличия там элементов дискриминации. Спасибо Лауре за ее участие. Сегодня мы публикуем результаты ее отчета. Текст целиком можно прочитать здесь, но я хотел бы выделить четыре основных изменения, которые повлияют на работу нашей платформы.
5. Предложите клиентам стимул
Постоянные клиенты приносят до 40% общей прибыли, а их удержание может быть в 20 раз дешевле, чем привлечение новых покупателей. Извинение может превратить несчастного клиента в повторного или помешать текущему подписчику стать прежним.
Иногда для этого может потребоваться стимул — причина дать вам второй шанс.
Стимулы включают в себя:
- Купоны
- Промокоды на скидку
- Бесплатные товары.
Элли Шедден, основатель маркетингового агентства The-Oop , испытала это на собственном опыте. Она уехала в отдаленное место, где не было интернета. Ее инструменты планирования постов в социальных сетях перестали работать в день отъезда. У ее клиентов не было контента в течение нескольких дней, и по понятным причинам, когда она вернулась, то обнаружила множество гневных писем на электронной почте. Вот, что Элли ответила своим клиентам:
«Уважаемые клиенты,
Я только что обнаружила проблему с приложением планирования, которое я использую для социальных сетей. Это означает, что на прошлой неделе в группах был опубликован только один пост. Извините за ошибку — я была в отпуске со среды до сегодняшнего дня, чтобы отпраздновать свой день рождения, поэтому не брала трубку.
Чтобы восполнить пропущенные посты, я запланирую дополнительные 4 поста в течение следующих 2 недель и запущу однодневную кампанию роста для ваших аккаунтов.
Еще раз прошу принять мои извинения за эту ошибку».
Шедден говорит, что честно и лаконично предлагая дополнительную услугу, можно восстановить доверие клиентов: «Я получила множество откликов. Клиенты даже связывались со мной, чтобы поблагодарить меня за проактивность и пожелать мне счастливого дня рождения!»
6. Помните, дело не только в том, что вы говорите, но и в том, как вы это говорите
То, как вы приносите свои извинения, так же важно, как и само извинение. В исследовании, опубликованном журналом по менеджменту, сделан вывод:
«Сдвиг в отношениях от требования извинений к готовности к примирению увеличивается с ростом искренности, а это значит, что извинения несут еще больший вес по сравнению с отсутствием извинений, когда они воспринимаются как искренние».
Проще говоря: чем более искреннее ваше извинение, тем больше вероятность, что оно будет принято.
Но искренность не является единственным важным пунктом; она формирует основу извинения от лица компании. Научные исследования, посвященные реакциям человека, показало, что тон голоса на 38% определяет нашу реакцию, а мимика говорящего — на 55%. Таким образом, небольшие изменения в языке тела — зрительный контакт, жесты рук, мимика и другие движения тела — играют огромную роль в принятии ваших извинений.
Источник: lpgenerator.ru
Когда нужны деловые извинения
Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.
Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании.
Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.
Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.
Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.
Кто должен приносить извинения клиенту
Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.
Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов.
Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне.
Правила оформления
Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив.
Как оформить письмо-извинение:
- На специальном бланке с реквизитами организации, полным названием, логотипом и круглой печатью.
- Поля: слева — 3 см, справа — 1,5 см.
- «Шапка» с ФИО получателя. Если письмо извинение отправляют деловому партнеру или корпоративному заказчику, то его должность.
- В левом верхнем углу дата отправки и регистрационный номер.
- Подпись, должность и ФИО отправителя.
Образец письма-извинения
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:
- Извинения.
- Основная часть.
- Заключение.
Содержание
Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение.
Извинение
Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:
«Уважаемый Олег Анатольевич!
Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»
Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.
Объяснение причин
После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.
События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.
Выражение сожаления
Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.
В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем.
Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил.
Меры по решению проблемы
После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения.
В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:
- компенсируются только реальные материальные потери покупателя в условиях, когда компания может его потерять;
- компенсация соразмерна ущербу клиента.
Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации.
Важно! Надо обязательно выполнить обещанное.
Примеры писем-извинений
Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.
Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.
За беспокойство
Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.
За неудобства
Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:
- покупателю пришлось срочно ехать в офис;
- приходится пользоваться сайтом вместо привычного приложения;
- на сайте ведутся технические работы и т.п.
В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.
При задержках поставок
Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.
За звонок в нерабочее время
Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.
Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.
За ошибку
Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.
За поведение
Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.
Извинения на английском
Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски.
Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела.
Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.
По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.
В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.
Заключение
Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.
Источник: blog.calltouch.ru
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
Источник: Datki.net