Формула вежливого общения
Речевой этикет – это система правил речевого поведения и устойчивых формул вежливого общения.
Владение им способствует приобретению уважения и доверия. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяют человеку чувствовать себя уверенно и непринуждённо, не испытывать неловкости и затруднений в общении.
Определяющими факторами при выборе этикетных форм общения являются обстановка общения (официальная/неофициальная) и особенности личности (должность, социальный статус, заслуги, возраст, пол, степень знакомства). Так, в качестве официального приветствия руководителя подчинёнными и его ответа на приветствие может использоваться следующая речевая форма:
– Доброе утро, Иван Иванович!
– Добрый день, Алексей Михайлович!
В дружеском общении среди равных по должности сотрудников форма приветствия может меняться:
– Здравствуйте, Владимир Григорьевич!
– Добрый день, коллега!
В деловом общении принято использовать универсальные формы приветствия: «Здравствуйте», «Добрый день», «Добрый вечер», «Доброе утро». Кроме перечисленных, в торжественной обстановке допускаются несколько более свободные формы: «Приветствую вас!», «Рад вас видеть!», «Позвольте поприветствовать вас!», «Разрешите вас приветствовать!» и т.д.
Словесные формы служат выражением отношения друг к другу при встрече, знакомстве, расставании или в случаях, когда необходимо поблагодарить кого-то или извиниться перед кем-то.
Просьба, приглашение, сформулированные в форме вопроса, используются для подчёркивания уважительного отношения к собеседнику:
– Могу я вас попросить..?
– Вас не затруднит..?
– Могли бы вы ответить..?
– Согласитесь ли вы принять участие..?
– Могу ли я предложить вам..?
Этикетные формы «ты-общения» и «вы-общения»
Деловое общение предполагает взаимное уважение партнёров и коллег. Поэтому принятое в деловой обстановке обращение на «вы» – свидетельство культуры и знания этикета. Обращение на «вы» не зависит от статуса партнёра или сотрудника компании. Оно распространяется на всех: руководителя и подчинённого, человека старшего и человека младшего возраста, женщину и мужчину, клиента и сотрудника.
Обстановка официальности предъявляет требования повышенной вежливости, уважительности к собеседнику, какое бы положение он ни занимал. Средствами этикета подчёркивается дистанция официального общения, поэтому независимо от социального статуса, пола и возраста собеседника обращаться к нему необходимо на «вы». Официальная обстановка всегда требует двустороннего «вы-общения».
Тональность разговора имеет немаловажное значение. Общий тон в зависимости от обстановки общения может быть обозначен как официальный, нейтральный или дружеский. В деловом этикете тон сказанного приобретает особое значение, так как зачастую он способен изменить смысл фразы, придав ей обратное значение. Например, слово «да» может прозвучать как «нет». И наоборот.
В современных официально-деловых коммуникациях не рекомендуется применять административно-командный стиль общения как форму межличностного взаимодействия. При строго официальных отношениях должен быть спокойный, ровный, сдержанный тон общения, при менее официальных – спокойный, приветливый. Несоблюдение нужной тональности не только мешает общению, но и зачастую создаёт ложное представление о личности собеседника.
При деловом взаимодействии необходимо соблюдать правила вежливости и избегать категоричности в высказываниях. Например, рекомендуется использовать такие фразы, как «Мне кажется это не вполне убедительным», «К сожалению, не могу согласиться с вами» и т.п.
Обращения к особо важным персонам, к числу которых относятся лица, занимающие высокое служебное или общественное положение или отмеченные за выдающиеся заслуги перед Отечеством, приобретают специальные этикетные формы.
Например:
– Многоуважаемый Николай Николаевич!
– Глубокоуважаемый Дмитрий Иванович!
Общение с коллегами, деловыми партнёрами, как правило, проходит в более свободной форме. Во время обсуждения речевая инициатива попеременно переходит от одного участника диалога к другому.
Например:
– Фёдор Андреевич, я бы хотел обсудить с вами вопрос о работе ремонтных бригад.
– Согласен с вами, Александр Николаевич, но хотел бы предложить вам вначале поговорить о поставках запчастей в некоторые из наших филиалов.
Деловой этикет предусматривает обращение к человеку по имени-отчеству, исключение можно сделать только для тех, кто просит называть себя только по имени. В этом случае в присутствии клиентов, подчинённых и посторонних людей употребляйте полное имя: Елена, а не Лена, Александр, а не Саша. И, конечно же, обращайтесь на «вы». Даже если ваши отношения за годы совместной работы переросли в приятельские, на работе и в официальной обстановке обращайтесь друг к другу в соответствии с требованиями делового этикета: так и для вас будет проще не путать личное и деловое общение, и у окружающих не возникнет сомнений в вашем профессионализме.
Возраст собеседника также имеет значение при выборе формы общения и этикетных фраз. «Ты-общение» по отношению к старшему по возрасту человеку рассматривается как нарушение правил речевого этикета.
Правила использования этикетных форм «вы-общения» необходимо строго соблюдать:
– в официально-деловой обстановке по отношению к любому сотруднику;
– всегда по отношению к старшему по статусу;
– всегда по отношению к старшему по возрасту;
– всегда по отношению к незнакомому человеку.
«Вы-общение» и подчёркнутая вежливость необходимы:
– по отношению к лицам, занимающим высокое служебное положение;
– по отношению к лицам, чьи заслуги признаны всеми.
При деловом взаимодействии запрещены обращения, связанные с гендерными признаками («Мужчина!», «Женщина!»). Обращение «Коллеги!» или «Уважаемые коллеги!», напротив, вполне допустимо среди сотрудников компании. Зачастую по делу приходится общаться и с теми, с кем мы коллегами не являемся. Обращаться к такому сообществу следует «Господа!» или «Уважаемые господа!».
Если необходимо обратиться к незнакомому человеку, постарайтесь установить зрительный контакт и начните обращение к незнакомцу со слов, например, «Простите…», «Будьте любезны…» и т. п.
Не следует использовать в качестве обращения слова «уважаемый», «любезный» (без дальнейшего употребления имени). Так в старину обращались к простолюдинам и обслуживающему персоналу: извозчикам, лакеям и пр. Тогда это было нормой. В наше время в таком обращении слышится пренебрежительный оттенок, а это недопустимо: любой труд почётен, человек любой профессии и любого происхождения заслуживает уважения и корректного отношения.
В речевом этикете, вне зависимости от ситуации и должностного статуса, запрещено:
– использование ненормативной лексики;
– общение на повышенных тонах;
– унижение личного достоинства сотрудника использованием разного рода оскорбительных высказываний.
Этикет приветствия в обстановке делового общения
Приветствие – один из самых важных знаков речевого этикета. С его помощью устанавливаются контакты и выражаются отношения между коллегами, деловыми партнёрами и клиентами.
Здороваться необходимо всегда и со всеми. Охранник, вахтёр, курьер или руководитель компании – любой сотрудник, независимо от своего служебного положения, приветствует или обменивается приветствиями в качестве общепринятого знака внимания и вежливости.
В обстановке делового общения очерёдность приветствий напрямую связана с должностной иерархией каждого из участников. Первым произносит приветствие тот, кто занимает более низкое служебное положение.
Например:
– подчинённый первым приветствует начальника;
– входящий в помещение (независимо от ранга) первым приветствует присутствующих в данном помещении. Поэтому посетитель или клиент компании первым здоровается с сотрудниками офиса;
– проходящий мимо группы сотрудников должен поздороваться с ними первым.
Сотрудники-женщины в повседневном деловом общении не должны акцентировать внимание на гендерном отличии, требовать по отношению к себе дополнительного внимания со стороны коллег-мужчин.
Каждому сотруднику рекомендуется при приветствии говорить чётко и внятно, неторопливо. Психологически грамотное приветствие, как правило, сопровождается улыбкой и наклоном головы. Иногда после слов приветствия может последовать рукопожатие, инициировать которое может только старший по должности.
По тому, как сотрудники любой компании здороваются, приветствуют друг друга, знакомятся или обращаются друг к другу, складывается первое впечатление о них и о компании в целом.
Этикет знакомства, представления, обращения в деловой обстановке
По правилам делового этикета, в случае если знакомство происходит через третье лицо, порядок представления будет следующим:
– старшему по статусу представляют младшего (называют его имя, отчество, фамилию, обозначают профессиональную или должностную принадлежность);
– далее представляют старшего по статусу (называют его имя, отчество, фамилию, обозначают профессиональную или должностную принадлежность);
– право выразить своё отношение к знакомству, протянуть (или не протянуть) руку для рукопожатия принадлежит старшему по статусу.
Сотрудник, обладающий более низким должностным статусом, при представлении не должен первым протягивать руку для рукопожатия. Также младший по должности не должен говорить: «Очень приятно!», «Рад с вами познакомиться!», «Добрый день!», «Здравствуйте!». Это право старшего по должности.
Младший по должности с улыбкой кивает и отвечает на приветствие и рукопожатие.
Например:
– Борис Петрович, позвольте представить вам Дмитрия Михайловича Иванова, сотрудника транспортного отдела нашей компании.
– Дмитрий Михайлович, позвольте представить (представляю) вам Бориса Петровича Никольского, директора финансового департамента.
Борис Петрович подаёт руку для рукопожатия со словами: «Добрый день! Рад знакомству!» Дмитрий Михайлович пожимает руку со словами: «Добрый день!»
Если представление касается сразу нескольких лиц, то необходимо учесть следующие правила:
– Если сотрудникам отдела представляют нового руководителя, то после общего приветствия начальник первым протягивает руку, а сотрудники представляются, называя свои имя, фамилию и должность.
– Лицо, представляющее нового начальника, называет сотрудников в зависимости от должностной иерархии (от старшего по статусу к младшему). Сотрудники встают (если сидели) и кивают, услышав свою фамилию.
При любом представлении важно держать «зрительный контакт», не отвлекаться и не отводить в сторону взгляд.
Имя и фамилия того, кого представляют, должны прозвучать чётко и однозначно, чтобы не возникала необходимость переспрашивать или уточнять. Представляющий не должен жестикулировать, указывать рукой на представляемого. Можно только во время произнесения имени и фамилии представляемого повернуть голову и частично корпус в сторону того, о ком говорится.
По правилам делового этикета при официальном представлении принято называть полное имя с отчеством и фамилией. Если кто-либо из участников представления имеет учёную степень, обладает титулом или званием, то оно должно быть озвучено. Например: «Почётный железнодорожник Николай Николаевич Петров».
Обращаться к человеку следует так, как его представили. Если вы забыли отчество представленного, это не повод его не употреблять. Так поступить можно только тогда, когда во время представления человек разрешил его называть только по имени. Например: «Коллеги, разрешите представить вам нового сотрудника Кузнецова Николая Павловича». «Можно без отчества, просто Николай».
Если такого предложения со стороны представляемого не прозвучало, то не ставьте себя и его в неловкое положение, не инициируйте такого «упрощённого» варианта: кто-то сможет вежливо отказать, кто-то не сможет и будет вынужден терпеть вашу фамильярность, а кто-то и вовсе обидится и некорректно откажет.
Если после представления возникли сомнения в точности произношения имени или фамилии, необходимо в частном порядке переспросить или уточнить информацию у присутствующих.
Когда в собственном представлении и последующем обращении обнаруживается ошибка, следует исправить её, не акцентируя внимание на ситуации.
Ведя разговор с только что представленным человеком, не забывайте называть его по имени. Произнося вслух имя вашего собеседника, вы проявляете уважение и внимание к его личности, следовательно, вызываете у него положительные эмоции, а значит, формируете у него симпатию к себе и своей деятельности в частности и к компании в целом.
Представление – очень важный и ответственный момент. Поняв, что предстоит представление, нужно максимально сосредоточиться, чтобы не прослушать и запомнить имена. Ссылаться на плохую память на имена для делового человека недопустимо.
Правила делового этикета позволяют в случае необходимости представиться самому. Указанный способ знакомства и представления допустим на массовых мероприятиях: конференциях, семинарах, школах передового опыта, съездах или банкетах. Общение традиционно начинается с приветствия или извинения, после чего следует представление. Например: «Добрый вечер! Позвольте представиться…» или «Извините, позвольте представиться…».
Важно помнить, что представляться самостоятельно лицу, чья должность или общественное положение гораздо выше вашего, неприлично. Это допустимо только в том случае, если такой человек обратил на вас внимание и попросил вас представиться.
От первой встречи, от того, как представлен сотрудник, в значительной степени зависят дальнейшие деловые отношения.
Соблюдение речевого этикета в деловом общении оставляет у клиентов и партнёров благоприятное впечатление об организации, поддерживает её положительную репутацию.
Источник: www.pult.gudok.ru
1. Умение вести беседу неспроста называют талантом
Уметь разговаривать – прежде всего, значит уважать своего собеседника. Задавайте другому вопросы, на которые, вы знаете, он с удовольствием ответит. Чтобы найти путь к сердцу человека, говорите с ним о том, что для него дорого, что он больше всего ценит. Не докучайте собеседнику длинными и трудно прерываемыми монологами. Не следует, как предостерегал Цицерон, завладевать разговором, как вотчиной, из которой имеешь право выжить другого. Всегда будьте хорошим слушателем, старайтесь внимательно слушать и воодушевлять людей на разговор. Дайте почувствовать собеседнику, что в чем-то он превосходит вас, более значителен. Быть умнее собеседника вы можете, но не старайтесь этого подчеркивать, а тем более говорить. Худшее начало при работе с новым специалистом при внедрении – демонстрация собственного превосходства. Вспоминаем правила Глеба Жеглова:
2. Желая убедить человека, старайтесь возбудить в нем стремление делать это
Один из простых способов завоевать симпатию человека – запомнить его имя и дать ему почувствовать, что он достоин уважения. Внимание – это лучший комплимент. В ход можно пускать все возможные способы коммуникаций: личное общение, телефон, электронная почта. Тот человек, которого не интересует судьба других людей, не только причиняет боль другим, но и сам испытывает огромные трудности в жизни.
3. Умение рассматривать вопрос с точки зрения другого человека
Секрет успеха в достижении хороших взаимоотношений с людьми состоит в умении рассматривать вопрос с точки зрения другого человека. Это очень ценное качество – умение моделировать ситуацию со стороны, ставя себя на место собеседника. Делайте для других то, что вам хотелось бы, чтобы другие делали для вас. Делайте добро, и оно добром вернется.
4. Люди предпочитают больше говорить о своих успехах, чем слушать, как мы хвалимся
Путем одобрения и поощрения старайтесь развивать в людях энтузиазм, возбуждать в человеке все то хорошее, что в нем заложено. Будучи воодушевленным поощрениями, он выполнит задание лучше, чем сделал бы, зная, что его будут «разбирать». Смотрим видео:
5. Чтобы нравиться людям, нужно проявлять к ним искренний интерес
Еще раз принцип Жеглова. Привлечь людей можно, прежде всего, доброжелательным, уважительным отношением к ним, одинаково ровным и справедливым ко всем, умением помочь им в работе. Одобрение, душевное слово — наиболее действенное средство мобилизации усилий человека, поддержания его творческого настроения. Ровное обращение со всеми членами коллектива — одно из условий его сплочения.
6. Недоразумение нельзя устранить спором
Это можно сделать лишь с помощью такта, стремления к примирению, искреннего желания понять точку зрения другого. Доброта, дружеский подход, признательность могут скорее заставить людей изменить свое мнение, чем резкость и гнев.
7. Элементарная тактичность
Заслужив знаниями и способностями расположение людей, человек иногда теряет все это из-за несоблюдения элементарной тактичности. Такт — одно из тех качеств, отсутствие которых отрицательно сказывается даже на человеческих талантах.
8. Уважайте мнение других людей
Если вы хотите, чтобы люди соглашались с вашей точкой зрения, не начинайте разговор с тех вопросов, по которым ваши мнения расходятся. Говорите о том, где мнения совпадают. Чем больше ответов «да» в начале беседы, тем вероятнее «да» в заключение беседы, при рассмотрении ваших предложений. Смотрим видео:
9. Прежде чем возражать кому-либо, внимательно выслушайте его
Постарайтесь понять чужой взгляд на вещи. Без крайней необходимости не говорите собеседнику прямо, а тем более в начале беседы, что он не прав. Лучше сказать: «Я не согласен с вами, но я могу ошибаться, давайте разберемся в фактах — если я не прав, я хочу, чтобы вы меня поправили». Главное внимание уделяется существу аргументов и краткости их изложения. Много говорить — еще не значит спорить. Порою спор мы подменяем упорным навязыванием своей позиции, вовсе не интересуясь существом возражений.
10. Несогласие никогда не должно порождать неуважительность
Опровергая мнение своего оппонента, следите за тем, чтобы не обидеть его самого. Также в опровержении важно не скатиться на «личность» собеседника, ибо обидеть просто, извиниться труднее, а получить искреннее прощение – еще труднее.
11. В споре не забывайте о самоконтроле
Следите за своим поведением, манерами, жестами, мимикой, выбирайте слова мягкие, только аргументы приводите твердые. Не повышайте голоса; не забывайте, что спор нередко ведет к охлаждению отношений. Можно в споре победить, но потерять товарища. Не ищите спокойной тишины — результат приносит только активная жизнь.
12. Громкий спор не убедительнее спокойного
Заметив, что ваш оппонент горячится или, тем более, горячиться начали вы сами, прекратите спор. Что не удается доказать в спокойном тоне, того не доказать и криком. Чаще употребляйте: «прошу принять во внимание», «на мой взгляд», «общепринято такое мнение», «если не возражаете, я повторю…» и т.п. Никогда не следует принимать решения в возбужденном состоянии, это может привести к трудно поправимым ошибкам.
13. Немного уступчивости
Будучи твердым и неуступчивым в принципиальных делах, проявляйте известную уступчивость, когда дело идет о людских слабостях. Важно, чтобы дискуссии не только не ломали, а укрепляли доброжелательные взаимоотношения, чтобы споры оставались товарищескими. Умение правильно делать замечания, с болью переживать ошибки коллег по работе и правильно воспринимать критику в свой адрес — признак человечности.
А какие у вас правила?
Статья впервые опубликована в блоге Александра Новичкова. Блог Александра на Яндекс.Дзен.
На Executive.ru статья впервые была опубликована 20 февраля 2012 года в рубрике «Творчество без купюр»
Источник: www.e-xecutive.ru
Речевым этикетом называют определенный свод правил культурного вежливого общения, манеры речевого поведения. Знание основ речевого этикета способствует росту уважения к человеку, доверия к нему. Несомненна помощь вежливого обращения для достижений карьерного плана, для формирования положительной репутации человека.
Вежливое приветствие – залог доброжелательной беседы, позитивной позиции собеседника. Мужчина всегда первым приветствует женщину, а более младший — более старшего. Это правило распространяется и на служебные отношения: работники ниже рангом первыми приветствуют тех, кто выше по должности. Вы должны здороваться первым, если вошли в помещение, где уже есть люди. В трудных, с точки зрения этикета, ситуациях лучше поздороваться первым. Если сидящий мужчина приветствует даму или человека более старшего по возрасту, то ему надлежит встать.
При представлении мужчина всегда первым (это не зависит от возраста или профессионального статуса) называет себя. Люди старшего возраста (или служебного положения) представляют другим женщин и мужчин, младше себя или ниже по занимаемому положению. В деловом этикете, если встречаются два человека, равные по занимаемой должности, более младший представляется старшему. Знакомя людей, нужно подвести их друг к другу и назвать имя представляемого. Мужчина должен встать во время представления, если он до этого сидел. Женщина может оставаться в положении сидя, если ее представляют не женщине старше себя. По окончании ритуала знакомства, следует подать друг другу руки для пожатия. Прикасаться к руке человека кончиками пальцев или двумя пальцами — манерно и невежливо.
При разговоре обязательно следите за тоном своего голоса. Он должен быть естественным, плавным, не слишком высоким, но и не низким. Не подавляйте человека излишней эрудицией, педантичностью, но произведите впечатление знающего человека. При общении с представителями высоких кругов, нужно беседовать обо всем понемногу, не углубляясь серьезно ни в одну из тем. Разговоров о политике, религии нужно избегать.
Умение слушать, пожалуй, главный признак воспитанного человека. Не перебивайте рассказчика, показывайте ему свою заинтересованность уместными вопросами: «В самом деле?», «И что же дальше». Вы прослывете хорошим собеседником, если просто научитесь хорошо слушать другого.
Не рассказывайте о себе, пока вас об этом не спросили. И даже в этом случае, соблюдайте скромность и умеренность. Пусть лучше люди оценят вас, исходя из ваших поступков, чем из хвастливого рассказа о себе.
Соблюдайте зону «личного пространства», не прижимайтесь к собеседнику вплотную, но и не кричите издалека, это совершенно недопустимо.
В общем, уважайте собеседников, обращайтесь с людьми так, как вам бы хотелось, чтобы обращались с вами. Результаты таких правил очень быстро скажутся и на отношении людей к вам.
Источник: www.justlady.ru