Правила эффективного общения по телефону


Библиотека » Бизнес-психология » Деловое общение по телефону

© Дэвид Льюис

общение по телефонуТелефону потребовалось сто лет, чтобы превратиться в самую большую и сложную сеть, когда-либо созданную человеком. Сегодня в мире насчитывается более 700 миллионов телефонных аппаратов. Несмотря на необыкновенную сложность системы, пользоваться ею крайне просто. Часто именно эта простота создает барьеры на пути телефонного общения, скрывая необходимость учиться правильно пользоваться телефоном. Однако усилия ваши будут вознаграждены сторицей. Умение общаться по телефону поможет снизить стресс на рабочем месте, повысит эффективность вашей работы и даст вам преимущество в чрезвычайно конкурентной деловой среде.

На самом деле все просто, — утверждает американский психолог Дэвид Льюис. Секрет успешного общения по телефону заключается в контроле над:

  • Своими эмоциями.
  • Природой звонка.

Контроль над эмоциями

Многим людям свойственен страх телефонного общения. По мере нарастания физического напряжения вы начинаете терять концентрацию и ваша способность к эффективному общению снижается. Чрезмерное напряжения мышц лица, шеи и плеч меняет звучание вашего голоса. Напряженный мужчина представляется собеседнику старым, раздражительным и твердолобым, а напряженная женщина — эмоциональной и непредсказуемой.

Перед тем как набрать номер, избавьтесь от напряжения, расслабившись психически и физически. Вот несколько упражнений, которые помогут делать это быстро и незаметно, не вставая из-за письменного стола.

  • Напрягите мышцы. Стисните кулаки, подожмите пальцы ног, втяните живот и сделайте глубокий вдох. Задержите дыхание и медленно досчитайте до пяти.
  • Медленно выдохните. Расслабьте все тело. Опустите плечи, разожмите пальцы и развалитесь на стуле.
  • Сделайте еще один глубокий вдох. Задержите дыхание на пять секунд. Во время вдоха следите, чтобы ваши зубы не были сжаты.
  • Следующие пять секунд дышите спокойно. Почувствуйте, как спокойствие и расслабленность пронизывают все ваше тело.
  • И наконец, успокойте свои нервы, представив, что вы лежите на золотистом, прогретом на солнце песке на берегу чистого, синего океана. Удерживайте этот образ в своем сознании в течение нескольких секунд.

Как победить страх пред микрофоном

Одной из причин, затрудняющих людям общение по телефону, является страх перед микрофоном. Даже самые находчивые и сообразительные в обычной жизни мужчины и женщины могут лишиться дара речи, когда их просят выступить в прямом эфир радио- или телевизионной передачи.


Телефон способен оказывать на человека точно такое же воздействие Этот страх можно победить, если вы не будете пытаться говорить с телефонной трубкой. Вместо этого вообразите, что человек, которому вы звоните, сидит напротив вас, и обращайтесь прямо к нему. Представьте себе как собеседник реагирует на ваши слова: как он улыбается шуткам и сияет от удовольствия, услышав комплимент.

Если вы знаете, как выглядит собеседник, то мысленно нарисовать его образ не составляет труда. Некоторым людям помогает следующий прием: они ставят перед собой фотографию и разговаривают с ней.

При телефонном разговоре с незнакомым человеком попытайтесь по голосу представить себе его внешность. Если голос глубокий и звучный, то собеседник скорее всего имеет внушительное телосложение. Легкие и нерешительные интонации, вероятно, указывают на хрупкого и немного застенчивого человека.

При общении по телефону пользуйтесь точно таким же языком тела, как и при личном общении. Если жестикуляция и богатая мимика являются для вас нормой, не отказывайтесь от них во время телефонного разговора. Когда чувства отражаются на вашем лице, голос становится более свободным, уверенным и естественным.

Контроль над природой своих звонков

Если вам предстоит важный разговор и его не избежать, по возможности звоните сами, а не дожидайтесь момента, когда позвонят вам. Это дает вам психологическое преимущество перед собеседником. Причин этого три:


  • Вы решили занять время собеседника, и он уступает вашему желанию. Отвечая на звонок, человек позволяет себе, по крайней мере временно, подчиниться вам.
  • Вы имеете возможность выбирать, как начать разговор, и у вас больше шансов направить беседу в нужное русло.
  • Позвонив собеседнику сами, вы можете, не вызвав у него обиду, закончить разговор после того, как передали свое сообщение.

Имейте четкое представление о том, что вы собираетесь сказать

Прежде чем снимать трубку, вы должны иметь ясное представление, чего вы хотите добиться этим звонком. Спросите себя: «Какова цель моего разговора с этим человеком?»

Если вы хотите договориться о встрече и предполагаете возможный отказ, держите в голове несколько приемлемых часов и дат. Вопросом: «В пятницу, 23 числа, в десять часов — вас устраивает?» — вы заставляете собеседника размышлять, будет ли он свободен в это время, вместо того чтобы сомневаться в необходимости встречи с вами.

Отложите звонок, пока вы окончательно не сформулировали свое сообщение

Задержка, которая обычно приводит к бессмысленной потере времени, в следующих случаях может спасти вашу репутацию:

  • Когда вы очень рассержены или чем-то расстроены. Отложив звонок, вы даете себе время успокоиться, чтобы изложить свои мысли четко, спокойно и эффективно.
  • Когда вы чувствуете себя слишком усталым для успешного общения. Отложите звонок и отдохните, чтобы лучше провести разговор.
  • Когда вам важно убедиться в достоверности фактов, например, если вы собираетесь на что-то жаловаться. Если перед тем как звонить, вы обдумаете все детали, это уменьшит вероятность того, что вы попадете впросак или позволите собеседнику сбить себя с толку.

Сделайте телефонное сообщение более авторитетным

Для этого требуется стоять, а не сидеть во время телефонного разговора, что в буквальном смысле слова усилит ваше ощущение власти над собеседником и обострит ум. Когда мы стоим все системы нашего организма приходят в состояние боевой готовности — как в физическом, так и в психическом плане.

Меняйте уши, чтобы сменить интерпретацию

Если разговор по телефону требует от вас анализа сложных фактов и цифр, а также логической и объективной оценки информации, старайтесь подносить трубку к правому уху.

Звуки, поступающие в это ухо, передаются в левое полушарие мозга чуть быстрее, чем те, которые поступают в правое полушарие. Это происходит потому, что скорость прохождения импульсов по слуховым каналам, ведущим в противоположное полушарие, несколько выше. Или, говоря научным языком, контралатеральное торможение нервных волокон слабее ипсилатерального.

Из-за того, что у большинства людей левое полушарие мозга отвечает за анализ и логическую обработку информации, оно нередко лучше приспособлено для оценки истинности неоднозначной информации во время общения по телефону. Правши могут делать это без особых усилий, если не должны одновременно что-то записывать.


Если поступающее сообщение лучше оценивать на интуитивном уровне, например, при попытке определить эмоциональное состояние собеседника, попробуйте поднести трубку к левому уху. Это означает, что звуки будут достигать правого полушария мозга немного раньше, чем левого.

Поскольку правое полушарие большинства людей отвечает за воображение и интуицию, это может повысить вашу восприимчивость к не выраженным словами сигналам.

Трудные звонки

Есть такие телефонные разговоры, которых мы боимся сильнее всего — когда нам звонят и когда требуется позвонить самому.

Вашему вниманию предлагается специальная техника, позволяющая справиться с самыми неприятными телефонными беседами, с которыми вам когда-либо приходилось иметь дело.

Но сначала приведем пять основных правил, которыми можно руководствоваться при любых типах неприятных телефонных звонков. Приятными их сделать никак не удастся, но эти практические советы немного облегчат вам жизнь.

  1. По возможности берите инициативу на себя и звоните сами. Так вы сможете подготовится к разговору, и вас не застигнут врасплох.
  2. Переходите прямо к делу. Никогда не пытайтесь смягчить проблему, обходя острые углы. Начните разговор примерно так: «Причина моего звонка…», а затем приступайте к сути вопроса.

  3. Если вас застали врасплох, никогда не отвечайте немедленно. Извинитесь и перезвоните после того, как обдумаете свой ответ.
  4. Проверьте свое понимание результата разговора. Прежде чем положить трубку, повторите, каких действий вы ожидаете. Это важно потому, что в процессе общения по телефону мы склонны слышать — особенно при малейшем напряжении — то, что ожидаем, а не то, что действительно было сказано.

Кроме того, в подходящие моменты повторите ключевые моменты своей позиции. Эти повторения ни в коем случае нельзя считать пустой тратой времени — наоборот, они спасают нас от еще более бесполезной траты сил. При общении по телефону всегда помните правило троекратного повторения:

Правило троекратного повторения во время телефонного общения

1. Сначала скажите собеседнику, что именно вы собираетесь сказать
2. Потом скажите ему, что вы собираетесь ему сказать.
3. Потом скажите ему, что именно вы ему сказали.

И тогда вас, может быть, услышат.

Вот несколько типов звонков, которые обычно неприятно делать.

Взыскание долгов с важного клиента

Секрет успеха в таком разговоре — тактичная твердость. В таких случаях нет никакого смысла ходить вокруг да около или делать вид, что вы звоните только для того, чтобы справиться о его или ее здоровье. Такое начало не только звучит фальшиво, но и задает неверный тон всего разговора. Наилучшая тактика — это деловитость и прямота.


Если вам неприятно требовать у людей деньги, то, возможно, неплохой идеей будет записать основные моменты своего сообщения. Особенно важно быть точным при изложении фактов, при указании номера счета или заказа, даты и т.п.

Если из опыта общения с клиентом вам известно, что он непревзойденный мастер финансовой эквилибристики и использует любые предлоги, чтобы отсрочить платеж до самой последней минуты, отрепетируйте свою реакцию на возможную тактику собеседника, чтобы с самого начала не совершить ошибку.

Если, к примеру, он использует классическую отговорку: «Банковский счет уже оплачен», — которая считается одной из трех наиболее распространенных форм лжи, лучше всего принять это объяснение, оставив себе возможность еще раз потребовать долг, когда деньги, по вашим расчетам, уже должны придти. Хорошим ответом можно считать такой: «Вы не могли бы сказать, когда именно отправлен платеж, чтобы мы не пропустили его?» Эта фраза требует от собеседника большей точности.

При ответе: «Пару дней назад», — скажите, что если деньги не придут завтра, то вы будете считать, что он не дошел до адресата и вернулся к отправителю, и вы вправе ожидать выписки нового чека.

Резюме:

  • Тщательно планируйте такие разговоры, предвосхищая возможную тактику затягивания платежа.
  • Мысленно прорепетируйте звонок.
  • Оставайтесь вежливыми во время общения по телефону, но проявите настойчивость.

Выслушивание обоснованных претензий

Сохраняйте спокойствие и не поддавайтесь на провокации, каким бы агрессивным ни был собеседник. Потеряв самообладание, вы только усилите его ярость до той точки, когда никакой разумный диалог уже невозможен.

Более того, вы потеряете клиента даже в том случае, если его жалобы в конечном итоге будут удовлетворены.

Дайте собеседнику выпустить пар, отвечая нейтральными фразами типа «Понимаю», «Да, конечно» и т.п.

Никогда не позволяйте запугать себя и не начинайте сразу же извиняться. Получите всю возможную информацию, чтобы составить максимально приближенную к действительности картину и оценить объем и обоснованность жалобы.

Копните глубже, задавая открытые вопросы, например: «С какими еще трудностями вы столкнулись?», «Разве сервисная служба не смогла разрешить вашу проблему по-другому?»

Если у вас под рукой нет необходимой информации, чтобы сразу же эффективно ответить на вопрос или жалобу, спросите у собеседника номер его телефона и скажите, что перезвоните ему, как только разберетесь в ситуации.

Не занимайте телефонную линию, просматривая папки, консультируясь с коллегами или в поиске информации в компьютере. Ожидание еще больше раздражает собеседника.

Даже если вы в состоянии дать немедленный ответ, иногда полезно сказать клиенту, что вы ему перезвоните. Это не только даст ему время остыть, но и обеспечит вам преимущество, поскольку на этот раз звонить будете вы. Психологически клиент будет ощущать, что он вам обязан, поскольку вы уже кое-что сделали для него.


Если вы не правы, признайте свою вину, а затем вежливо и искренне извинитесь — не унижая себя и не выставляя свою организацию в дурном свете.

Скажите, что сделаете все, что в ваших силах, чтобы исправить положение. Назовите свое имя, дайте свой номер телефона и предложите при возникновении каких-либо трудностей обращаться прямо к вам.

Установление дружеских отношений не только сделает жалобу безопасной, но и позволит вашей компании приобрести довольного клиента, который в будущем, возможно, сделает новые заказы, На самом деле при умелом обращении жалоба может быть превращена в благоприятную возможность для продаж.

Резюме:

  • Будьте вежливы, но, принося извинения, не унижайтесь.
  • Выясните все факты, прежде чем выбрать стратегию действий.
  • Перезвоните клиенту. Эта тактика поставит вас в выгодное положение.

Предъявление претензий

Перед тем как набирать номер, определите для себя, чего вы хотите добиться этим звонком: возврата денег, замены некачественных товаров, лучшего обслуживания или чего-то еще.

Тщательно проверьте факты. Прежде чем звонить, убедитесь, что у вас под рукой имеются все доказательства, подтверждающие вашу точку зрения.

Телефонный звонок лучше письма. Люди гораздо охотнее реагируют на претензию, высказанную им лично, и, кроме того, даже короткий разговор может быть более информативен, чем самое длинное письмо.


Если вам морочат голову всевозможными отговорками, используйте тактику «заевшей граммофонной пластинки». Это значит, что вы с вежливой настойчивостью будете повторять свои требования вновь и вновь, пока не добьетесь их удовлетворения. Как в пластинке, которую заело, фраза должна произноситься каждый раз с одной и той же интонацией. В тоне вашего голоса не должно появляться ни «металла», ни «яда».

Старайтесь не переходить на личности и не терять самообладания. Ведите себя вежливо, но твердо.

Всегда беседуйте с начальником. Чем выше вы обратитесь, тем быстрее займутся вашей жалобой.

Резюме:

  • Тщательно планируйте звонок. Проверьте факты и поставьте перед собой ясную цель.
  • Будьте вежливы и не переходите на личности.
  • Разговаривайте с руководителем максимально высокого ранга.

Как убедить начальника в его неправоте, не пожертвовав при этом своей карьерой

Планирование этого звонка зависит от характера вашего босса, а также от установившихся между вами взаимоотношений. Некоторые начальники предпочитают деловой подход к будут уважать вас за прямоту и откровенность.

В таких случаях разговор может быть настолько открытым, насколько вы пожелаете. Сохраняйте спокойствие, проявите настойчивость и уверенность в себе. Этого можно достичь, если вы тщательно подготовились, абсолютно уверены в фактах и готовы встретить любые возможные возражения.

Если ваш босс скорее всего придет в ярость при малейшем намеке на его неправоту, вам следует придерживаться более тонкой и хитрой стратегии. Прежде всего нужно убедить начальника, что именно он придумал тот план, который вы отстаиваете.

Способы достижения этой цели зависят от того, насколько сильно различаются ваши предложения. Если у ваших точек зрения есть несколько общих пунктов, начните с подчеркивания сходства по этим ключевым позициям и похвалы его предложениям.

Дойдя до пункта, в котором начальник, по вашему мнению, ошибается, постарайтесь сказать нечто вроде: «Откровенно говоря, я не очень понял этот момент. Полагаю, ваша стратегия заключается в том…», — а затем изложите свои предложения. После фразы «Поскольку это позволит нам…» опишите выгоды, которые принесет принятие этой идеи, или трудности, с которыми вы столкнетесь, отвергнув ее.

Если у начальника есть хоть капля проницательности, он сразу же увидит слабое место в своем плане и с радостью примет ваши предложения за свои собственные намерения. Честный начальник даже признает, что вы правы и что его первоначальный подход был ошибочным.

Резюме:

  • Точно определите, почему и в чем именно ошибается начальник.
  • Вы должны быть твердо уверены в фактах, прежде чем бросать вызов боссу.
  • Если начальник не выносит, когда он не прав, постарайтесь убедить его, что ваши идеи — это его собственные.

Отказ поставщику, с которым у вас сложились близкие отношения

Большинство людей хотят нравиться окружающим, и поэтому мы не любим сообщать что-то неприятное или огорчительное. Но если поставщик даже после недвусмысленного предупреждения продолжает вас обманывать, вам, возможно, придется выбирать одно из двух: распрощаться с ним или со своим бизнесом.

Здесь, как и для любого важного звонка, огромное значение имеет предварительная подготовка. Возможно, для снятия стресса стоит отрепетировать разговор с кем-нибудь из коллег.

Позвоните коллеге и проиграйте с ним ситуацию, прогнозируя возможную реакцию поставщика на основе знания его характера. Коллега имитирует наиболее вероятную реакцию собеседника, давая вам возможность отшлифовать свои ответы.

Не нужно долгих предисловий — сразу же переходите к делу. Вы должны сказать нечто вроде этого: «Обычно в таких случаях я отправляю письмо, но, учитывая тесные взаимоотношения, которые сложились у нас за последние пару лет, я посчитал, что лучше сказать вам это лично. Мы собираемся отказаться от ваших услуг, потому что…», — а затем перечислить свои претензии.

Если вы не желаете вступать в продолжительную дискуссию, используйте тактику «заевшей граммофонной пластинки», суть которой заключается в следующем: вы просто повторяете основные факты снова и снова, не позволяя себе отклоняться в сторону.

Перед тем как позвонить, определите, какой из трех возможных целей вы собираетесь достичь:

  1. Избавиться от него навсегда.
  2. Передать ему последнее предупреждение, но быть готовым дать ему еще один шанс.
  3. Дать «предупредительный выстрел» по его позициям в надежде на улучшение качества или соблюдение сроков.

Самая опасная ловушка: начать с пункта 1 и закончить пунктом 3. Поставщик еще больше укрепится в своем мнении, что вы бесхарактерный человек.

Резюме:

  • Знать, чего вы хотите добиться.
  • Отрепетировать звонок с коллегой, разыграв его по ролям.
  • Использовать тактику «заевшей граммофонной пластинки», чтобы избежать втягивания в дискуссию по второстепенным вопросам.

Взыскание долга

Боязнь отказа мешает многим людям предъявлять свои права, и это в полной мере относится к законному требованию возврата долга. Для подобных разговоров телефон является идеальным посредником. В этом случае беседа носит достаточно личный характер, что уменьшает вероятность отказа по сравнению с письмом, но в то же время не связана с таким стрессом, как разговор с глазу на глаз.

Сначала нужно выяснить, может ли лицо, которому вы звоните, распорядиться о возврате долга. Нет смысла беседовать, к примеру, с секретаршей, если вернуть вам деньги уполномочен только заведующий отделом сбыта. Поэтому начинать разговор нужно с выяснения, кто в данной организации отвечает за эти вопросы. Если вы имеете дело с крупной компанией, то вполне вероятно, что найдется сотрудник, который по долгу службы занимается именно этим.

Соединившись с нужным человеком, попросите его назвать свое имя. Это позволит вести более доверительный и дружеский разговор.

Объясните, что вы звоните по поводу возврата долга, и удостоверьтесь, что человек на другом конце провода имеет полномочия решить вашу проблему.

Спокойно и четко объясните причину своего звонка. У вас под рукой должны быть все необходимые факты и цифры, такие, как дата поставки, номер заказа и т.п. Ваша способность быстро и точно ответить на такие вопросы в значительной степени повысит уважение к вам со стороны собеседника.

Если вы требуете возврата долга, твердо заявите об этом с самого начала и не позволяйте склонить себя к компромиссным предложениям. Встречаясь с отказом, продолжайте некоторое время настаивать, а затем попросите собеседника соединить вас с его начальником. Любая договоренность должна быть подтверждена письмом или факсом сразу же после звонка.

Резюме:

  • Удостоверьтесь, что собеседник имеет достаточно полномочий для возврата долга.
  • Точно и пунктуально объясните свой вопрос.
  • Никогда не теряйте самообладания, даже столкнувшись с первоначальным отказом.

«Холодные» звонки с целью установления деловых контактов

Большинство людей не любят «холодных» звонков (т.е. неподготовленных, без предварительной договоренности). Но если вы привыкли к отказам, это может быть весьма эффективным способом организации нового бизнеса.

Первый шаг — это соединиться с человеком, который вам нужен, что нередко означает необходимость преодолеть сопротивление секретаря. Секретарь может потребовать, чтобы вы сообщили, по какому делу вы звоните. Есть два испытанных и надежных способа преодолеть этот барьер.

Первый способ: «Меня зовут…, я являюсь партнером (или кем-то еще). Я звоню по поводу будущего финансового отчета вашей компании, и мне нужно срочно поговорить с… Будьте любезны, соедините меня с ним».

Второй способ более короткий, но обычно более эффективный: «Я звоню издалека. Будьте добры, соедините меня с…»

После соединения с нужным лицом у вас есть не более 15 секунд, чтобы пробудить у потенциального клиента интерес. Поэтому здесь важно с первых же слов завладеть вниманием собеседника.

Испытанные и надежные методы включают в себя вызывающие интерес вопросы, например: «Ваша фирма заинтересована в дополнительной прибыли в 10000 долл. в месяц?» — или ссылки на других людей: «Я звоню вам по совету Билла Джонса. Ему кажется, что вы могли бы извлечь пользу из наших предложений».

Кроме того, вы можете выдвинуть предложение, от которого собеседник просто не сможет отказаться: «Я хотел бы рассказать вам о методе, позволяющем увеличить прибыль на 75 процентов. Он уже используется большинством многонациональных компаний».

Резюме:

  • Не выбирайте такое время дня, когда нужный вам человек бывает особенно занят.
  • Приготовьтесь, что секретари и помощники попытаются помешать вам.
  • Используйте привлекающую внимание первую фразу. Чем дольше вы беседуете, тем выше ваши шансы завершить продажу или договориться о встрече.

Продажа идей

Как уже отмечалось выше, люди обращают внимание только на те сообщения, которые — как им кажется — предлагают нечто позитивное лично для них. Чтобы продать идею коллеге, нужно сначала взглянуть, как она выглядит с его точки зрения. Затем следует определить, какой подход с наибольшей вероятностью заставит коллегу увидеть личную выгоду в вашем предложении, например, возможность произвести хорошее впечатление на начальника эффективностью своей работы, уменьшить время, затрачиваемое на рутинную работу, поднять уровень продаж и т.д.

Четко и вдохновенно опишите эти преимущества. Чтобы убедить собеседника, вы сами должны излучать убежденность. Тщательно выбирайте время для звонка; избегайте моментов, когда вы точно знаете, что коллега чрезвычайно занят.

Резюме:

  • Посмотрите на свое предложение глазами собеседника.
  • Преподнесите свою идею так, чтобы собеседник сразу же увидел в ней свою личную выгоду.
  • Проявите энтузиазм. Если в вашем тоне не будет убежденности, вам никогда не удастся убедить других.

Критика полного энтузиазма, но невнимательного подчиненного

Используйте технику ПИН (Позитив-Интерес-Негатив), чтобы сохранить энтузиазм собеседника, одновременно исправив его ошибки.

Начните с того, что отметьте и похвалите все Позитивные аспекты его или ее деятельности. Это заставит собеседника внимательнее прислушиваться к вашим словам. Если вы начнете с критики, то он довольно быстро перестанет вас слушать.

Затем укажите Интересные аспекты его подхода к проблеме. Это поможет ему увидеть, как можно усовершенствовать свою работу. Эти нейтральные замечания, вставляемые после похвалы, спускают его с небес на землю, не приводя к ослаблению внимания.

И только после завершения двух первых этапов следует рассмотреть Негативные аспекты деятельности вашего сотрудника. Однако делать это следует конструктивно, подробно объясняя, как и почему возникла ошибка и что можно сделать, чтобы избежать ее повторения в будущем.

По возможности звоните сразу же после события, так как чем быстрее будут оценены успехи и указаны ошибки, тем выше вероятность того, что ваш звонок окажет требуемое воздействие.

Резюме:

  • Звоните как можно раньше.
  • Начните с одобрения позитивных моментов.
  • Указывая на ошибки, предлагайте практические советы по улучшению работы. Советы должны быть конкретными, а не общими.

Прием жалоб

Никогда не принимайте жалобы на вашу компанию на свой счет. Если абонент агрессивен, постарайтесь сохранить спокойствие. Просто слушайте, изредка вставляя неопределенные междометия, вроде «гм» и «э-э», пока гнев собеседника не утихнет. Бесполезно пытаться спорить с рассерженным человеком или прерывать поток его слов — даже в том случае, когда он не прав.

Большая часть его гнева пропадет, если вы будете слушать его сочувственно. Умение слушать может превратить вас из врага в друга.

Точно так же, как при личной беседе, вы должны сделать так, чтобы абонент изложил все свои жалобы, прежде чем приступать к рассмотрению любой из них. Это исключит ситуацию, когда собеседник сообщает нечто новое в тот момент, когда вы уже чувствуете, что проблема решена.

Никогда не используйте такие термины, как «проблема» или «жалоба», которые только усиливают раздражение собеседника. Вместо них применяйте выражения, «эта ситуация» или «подобный подход».

Перескажите жалобу собственными словами. Это проясняет ключевые моменты и помогает избавиться от эмоционального аспекта, который привносит собеседник.

Ни в коем случае не пытайтесь успокоить абонента обещаниями, которые вы не в состоянии выполнить. Если вы не уверены, какой путь избрать, пообещайте собеседнику перезвонить позже, когда вы будете обладать полной картиной сложившейся ситуации. При этом вы должны обязательно перезвонить.

Резюме:

  • Сохраняйте спокойствие, даже если на вас кричат.
  • Слушайте внимательно и сочувственно. Это может превратить вас друга.
  • Никогда не давайте обещаний, которых вы не сможете выполнить. Это усугубляет исходную ошибку.

«Общение» с автоответчиком

Некоторые люди отказываются говорить с автоматом, а другие внезапно лишаются дара речи, услышав характерный сигнал. Возможно, у вас возникают именно такие чувства. Ни в коем случае нельзя попусту тратить время, вешая трубку или оставляя сообщение, в котором не содержится хотя бы части того, что вы хотели сказать.

Вот несколько практических советов по общению с любым автоответчиком:

  • Не обращайте внимания на тот факт, что ваш голос записывается на пленку. Представьте себе, что на другом конце провода находится человек.
  • Назовите дату и время своего звонка. Этим вы уменьшите вероятность того, что ваш звонок пропустят.
  • Говорите медленнее, чем обычно, чтобы ваше сообщение могли легко понять при первом же воспроизведении пленки. Люди раздражаются, когда им приходится перематывать кассету, чтобы прослушать невнятное сообщение второй или третий раз.
  • Повторите фамилии, адреса или телефонные номера. Их иногда трудно понять с первого раза.
  • Сделайте ваше сообщение кратким.

Источник: psyfactor.org

Правила общения с людьми

Нормы и правила общения условно подразделяются на стереотипные и творческие, и появились они вследствие гуманизации общения. В процессе развития правила коммуникационного взаимодействия постоянно меняются, а человеку приходится подчиняться изменившимся условиям для того чтобы общение было действенным, а не бесполезным.

!Индивид, владеющий искусством коммуникативного взаимодействия, всегда выгодно акцентирует на себе внимание окружающих. На результативность беседы, прежде всего, влияет речь говорящего, которая должна отличаться четкостью, выразительностью, чтобы не попасть в неловкое положение. Произносить речь, отдельные реплики следует в среднем темпе и громкости голоса. Слишком тихая речь вызовет скуку, а чрезмерно громкая — приведет к появлению чувства дискомфорта у собеседников. Поэтому речь должна обладать размеренностью, средней громкостью и мягкостью.

Ниже приведены основные правила общения с людьми, которые помогут прослыть интересным и приятным собеседником и человеком, умеющим поддержать любой разговор.

При любом коммуникативном взаимодействии с индивидом следует концентрировать внимание непосредственно на говорящем и его сообщении. Для поддержания беседы и демонстрации своей заинтересованности нужно периодически уточнять по поводу правильности понимания содержания беседы и ее нюансов. Необходимо сообщать говорящему в перефразированном виде смысл полученной информации.

Правила общения с людьми включают следующее: не рекомендуется перебивать собеседника, давать ему советы, критиковать его, резюмировать его речь, отвлекаться на подготовку ответной реплики. Это лучше сделать после приема сообщения и его уточнения. Следует соблюдать последовательность подачи информации. Не рекомендуется переходить к новой информации, не убедившись в том, что партнер верно воспринял предыдущее высказывание. Во время разговора атмосфера должна носить доверительный и уважительный характер. К собеседнику нужно проявлять эмпатию.

Правила общения кроме использования вербальных средств общения в разговоре включают и невербальные инструменты. Беседа будет более результативной в том случае, когда с партнером по коммуникации будет установлен частый контакт глаз. В ходе разговора нужно слегка покачивать головой в такт речи. Интонацию в конце предложения лучше снизить, а перед тем, как дать ответ на реплику собеседника, следует выдержать небольшую паузу. Также можно использовать и другие инструменты, которые помогут расположить собеседника. К людям, с которыми строится беседа, нужно относиться таким образом, чтобы они ощущали себя умными, приятными и интересными собеседниками. Искренняя улыбка всегда располагает людей к собственной персоне. Поэтому в процессе коммуникаций нужно всегда улыбаться, а для того чтобы улыбка была естественной и не казалась вымученной, нужно вспомнить какой-нибудь приятный или веселый случай. Человек любит звучание своего имени, поэтому нужно помнить имя собеседника и при разговоре периодически следует обращаться к нему по имени или имени-отчеству (в зависимости от обстановки и близости отношений между партнерами по беседе).

Звучание имени субъекта оказывает на него огромное воздействие. Было замечено, что при возникновении конфликтных ситуаций, сгладить обстановку позволяет более частое упоминание имени беседующих. Зачастую имя может стать той каплей, которая перевесит решение в нужную сторону. Имя личности является самым главным для нее звуком на любом языке. Однако перед тем как обратиться к человеку по имени следует уточнить, называть ли его полным именем, или можно сокращенным. Это повысит уровень привлекательности говорящего, как собеседника. К незнакомым или малознакомым лицам, людям старшего возраста или занимающим более высокую ступень в профессиональной иерархии лучше все-таки обращаться по имени и отчеству.

Каждый человек хочет чувствовать себя значительной личностью, хочет, чтобы от него хоть что-нибудь зависело. Потребность ощущать себя значимым субъектом является одной из самых подлинных и свойственных человеку слабостей, которые присущи всем людям в различной степени выраженности. Нередко достаточно всего лишь дать индивиду возможность осознать свою персональную значимость, для того чтобы он с превеликим удовольствием согласился сделать то, о чем его попросили.

Механизмов поднятия значимости партнера по коммуникации существует множество, каждый индивид выбирает для себя наиболее подходящий в конкретной ситуации. Многочисленные исследования свидетельствуют о том, что наиболее приятным собеседником считается не тот, кто прекрасно владеет искусством риторики, а тот, кто внимательно слушает партнера по коммуникации. Не стоит также забывать, что индивиды расположены слушать собеседника лишь только после того, как их выслушали. Поэтому, иногда все, что надо для того, чтобы вас выслушали и сделали так, как вам нужно, просто дать возможность выговориться собеседнику, при этом проявляя максимум внимания и интереса к речи собеседника.

Правила речевого общения

Основным механизмом коммуникационного взаимодействия является речь. Она отражает все мировоззрение личности, ее интересы, область деятельности, увлечения, культурный уровень. Практически все общение осуществляется посредством речевых средств. Речью можно назвать языковую систему в "действии". То есть это употребление языковой системы в целях говорения, трансляции мыслей и непосредственно общения. Речь отличается от языковых систем тем, что ее природа психофизическая. Это означает, что в производстве ее принимает участие речевой аппарат, а регулируется его работа центральной нервной системой.

Речь делится на устную и письменную, диалогическую и монологическую.

Нормы и правила общения при помощи речевых инструментов — это знания и умения грамотно применять нормативы языковой речи в различных условиях, например, на собраниях, совещаниях, переговорах, при личных беседах и др.

Культуру и результативность речевого общения следует оценивать по нескольким показателям, таким как точность речи и ее уместность, доступность, целесообразность, правильность и чистота речи, выразительность, грамотность, разнообразность, этичность. Правильность речи заключается в соответствии вербальных средств канонам литературного языка. Точность речи означает, прежде всего, грамотное и уместное использование терминологии. Уместность речи заключается в точном выборе тона и стиля коммуникации. Коммуникативная целесообразность речи не допускает грубость, нетактичность. Речевая этичность заключается в употреблении вежливых устойчивых выражений, обращений, фраз приветствия, прощания, извинения, благодарности, согласия, похвалы.

Грамотность считается стержневым показателем культуры речевых коммуникаций, так как безграмотный человек не способен внятно и понятно донести суть сообщения. Безграмотность выражается в неумении сформулировать собственные мысли, в неспособности правильно подобрать, употребить нужные слова, фразы, словосочетания и придать им корректную грамматическую форму. Грамотностью не следует пренебрегать даже в беседах с близкими друзьями или родственниками.

Можно выделить типичные ошибки, которыми склонны злоупотреблять индивиды при коммуникационном взаимодействии. Довольно часто беседующие используют сленговую речь, слова-паразиты, сокращенные слова, ставят неверные ударения в словах или неуместно употребляют вставки из иностранных выражений, используют диалект. Такой стиль коммуникаций вызовет только недоумение и непонимание.

Грамотность особенно важна при деловых отношениях, при устройстве на работу, при телефонных переговорах, в письменной речи и т.д. Для совершенствования грамотности необходимо больше читать высокохудожественной литературы. Чтение книг способствует не только расширению кругозора, но и позволяет научиться правильно выстраивать речь, тренирует зрительную память, помогает совершенствовать правописание, позволяет обогатить словарный запас и т.п.

При разговоре не рекомендуется обращаться к партнеру по коммуникации по фамилии, даже если он находится ниже по служебной иерархии.

Во время беседы следует избегать оценочных высказываний, кроме тех, которые направлены на поощрение. Негативные оценки при беседе вызовут в ответ агрессию в свой адрес, неприятие, что приведет к возникновению конфликтных ситуаций, вследствие чего беседа станет неэффективной.

Правила эффективного общения

Общение является неотделимой составляющей человеческой жизни. Люди взаимодействуют постоянно, даже при видимом молчании все равно продолжают общаться при помощи жестов, различных движений, мимики и т.д. Эффективным коммуникативным взаимодействием считается такое общение, в котором люди стремятся понять мысли и постигнуть чувства собеседников, при этом, не оценивая их. То есть действенное общение заключается не просто в трансляции информации, а в умении слушать и понимать собеседника, умело и грамотно говорить, использовать инструменты невербального воздействия. Такие способности эффективного коммуникативного взаимодействия каждый вырабатывает в себе индивидуально, беря пример с окружающих людей, главным образом родителей и преподавателей. Нередко, перенятая в детстве от родителей или других значимых взрослых модель коммуникативного взаимодействия бывает неэффективной.

Можно выделить основные правила этикета в общении, которые придадут эффективности коммуникационному взаимодействию с разными индивидами и в различных жизненных ситуациях. Правило первое подразумевает под собой то, что любое общение начинается с установления контакта с собеседником, поэтому не стоит им пренебрегать. Без контакта с партнером по коммуникации общение будет невозможно или не будет нести за собой смысловой нагрузки. Для результативного коммуникационного взаимодействия следует говорить в одинаковом с собеседником темпе и объеме, также необходимо использовать аналогичное положения тела в пространстве, например, если собеседник стоит, то и вам нужно беседовать с ним стоя. Это второе правило этикета общения. Не рекомендуется в речи употреблять длинные для понимания и витиеватые фразы, используя только лишь общие слова и высказывания. Следует стремиться к тому, чтобы речь обладала конкретикой и существенностью, чтобы партнер по коммуникации мог без особого труда понять смысл информации именно такой, какой и предполагался. Следующее правило заключается в обязательном применении при разговоре средств невербальных коммуникаций, так как они являются важнейшими составляющими результативного общения.

Ученые утверждают, что всего лишь до 10 % в общении составляют слова, а более 90 % в общении отводится невербальным инструментам, таким как положение тела, взгляд, жесты и мимика, и др. После окончания разговора следует обязательно убедиться в том, что собеседники поняли правильно представленную информацию. Еще одно правило заключается в запрете на пассивное восприятие информации партнерам по коммуникации. В ходе разговора необходимо при помощи невербальных инструментов взаимодействия и словами давать понять собеседникам, что их слушают и слышат.

Сегодня современный мир так устроен, что без действенного коммуникативного взаимодействия с окружающим социумом, довольно сложно добиться успешности в работе и жизни.

Правила этикета в общении должен знать каждый, уважающий себя индивид, который стремится к жизненной успешности и самореализации вне зависимости от его возраста, статуса, половой или национальной принадлежности, сферы деятельности.

Правила общения по телефону

Телефонные коммуникации, как и остальные виды коммуникативного взаимодействия, имеют свои правила и нормы ведения беседы по телефону. Знание таких норм позволит грамотно и эффективно провести разговор и добиться поставленного результата. Если по роду деятельности без коммуникаций посредством телефона невозможно обойтись, то следует изучить правила общения с клиентами, для того чтобы трансформировать телефон из своеобразного препятствия в своего союзника. Необходимо изучить правила телефонного общения до такой степени, чтобы они превратились в естественную модель ведения разговора.

Ниже приведены простые правила общения с клиентами посредством телефона.

Правило первое предполагает продуманность телефонного разговора. То есть перед тем, как совершить телефонный звонок, следует тщательно продумать построение беседы, возможные возражения и способы работы с ними, вопросы и необходимый результат. Даже опытные коммутаторы, у которых вся основная деятельность связана с телефонными переговорами, всегда держат перед собой общий план беседы, речевые модули, грамотно подобранные фразы.

Если телефонная беседа предполагает ознакомление с услугами предприятия и его предложениями, то отсюда вытекает второе правило, которое предполагает необходимость всегда держать под рукой прайсы, презентационные материалы и т.д.

Третье правило заключается в резюмировании диалога. Всегда следует подводить итог разговора. Например, если разговор охватывает поставку какого-либо товара, то следует отчетливо и медленно повторить место доставки, дату и время и т.д.

Оптимальным в телефонном разговоре считается доброжелательное и мягкое начало беседы, а затем следует перейти на более энергичную речь. Заканчивать общение нужно на позитиве. Существует так называемое правило "края", которое означает, что целостность впечатления обуславливает первый и последний сигналы.

При любом телефонном общении следует осознанно и целенаправленно работать на такие ощущения, которые вызывают желание в собеседнике. Завершать разговор тепло и мягко следует в тех случаях, когда говорящий приглашает посетить клиента их магазин, офис, фирму и т.д. Четко и деловито, при этом придав ощущения стабильности и безопасности — если речь идет о различных поставках. Ведь говорящий должен дать клиенту уверенность в надежности компании в качестве возможного партнера.

Темп речи должен зависеть от собеседника. Если партнер по телефонной коммуникации говорит быстро, то следует слегка ускорить свой темп речи. В случае, когда собеседник говорит медленно, следует плавно и немного тягуче растянуть слова. Подстройка под партнера создаст более комфортные и благоприятные условия беседы для клиента, что безусловно расположит его в сторону говорящего. А это значит, что он пойдет навстречу. Однако тут следует опасаться того, что партнер может воспринять ваши коммуникативные уловки в качестве насмешки над собой. Поэтому следует копировать собеседника очень аккуратно и не слишком явно.

Не следует в процессе телефонного разговора перегружать партнера информацией. Ведь давно установлен факт, что объем оперативной памяти субъекта составляет до 9 единиц. Это означает, что невозможно запомнить одновременно 9 слов, не связанных в логическую цепочку. Поэтому не следует выкладывать клиенту абсолютно всю известную вам информацию. Этим вы его только запутаете и отпугнете, вместо того, чтобы вызвать заинтересованность.

При общении по телефону необходимо поддерживать с клиентом обратную связь для того чтобы частично компенсировать отсутствие контакта глазами. Данное правило предполагает реагирование на все реплики собеседника, но без чрезмерного фанатизма. Реагировать можно такими фразами: "я вас понимаю", "это замечательно" и т.д. Такие высказывания позволят собеседнику расслабиться и ощутить себя более удобно.

В общении по телефону так же, как и при других видах коммуникативного взаимодействия, эффективным считается упоминание имени собеседника. Причем в телефонном разговоре обращаться к человеку по имени следует как можно чаще, что недопустимо в коммуникативном взаимодействии "глаза в глаза".

Еще одним важным правилом эффективности телефонного разговора считается обязательное выяснение у партнера, удобно ли ему разговаривать именно в данный момент, располагает ли он свободным временем для беседы. Это важно для того чтобы собеседник правильно воспринял всю информацию, которую до него хотят донести по телефону.

Телефон сегодня практически незаменимый атрибут общения. Однако изначально созданный для объединения субъектов, сейчас он вносит множество сложностей при коммуникациях. Ведь в условиях, когда два собеседника не могут видеть друг друга, крайне сложно проявлять эмпатию и сопереживать чувствам партнера, что снижает результативность беседы. Поэтому, именно для компенсации недостатков телефонного общения были разработаны вышеперечисленные правила взаимодействия.

Источник: ru.psichiatria.org

Юлия Лотоцкая

Важным является любой вид общения, будь то личная встреча, телефонный разговор или переписка. Несмотря на то что телефонные разговоры все же не могут заменить «живого» общения с глазу на глаз, тем не менее по телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, даются консультации, наводятся справки, излагаются просьбы. Нередко в деловых отношениях общение по телефону является особой «визитной карточкой» или важнейшим компонентом создания имиджа фирмы, политической партии, конкретного человека.

Эффективное использование телефона включает соблюдение этикета и рациональных правил ведения делового телефонного общения. Уверенность в собственной корректности позволяет сберечь эмоциональные ресурсы и выдержать правильную дистанцию с партнером. Деловой разговор по телефону — это не подробный обмен мнениями, но обмен информацией оперативного значения с целью достижения определенного результата, а также выяснение позиции другой стороны по конкретному вопросу.

***

Целесообразно снимать трубку во всех случаях, когда звонит телефон, и желательно отвечать сразу после первого звонка. Иначе с каждым часом звонки будут раздаваться все чаще, так как не обслуженные вами абоненты будут вынуждены звонить повторно. Кроме того, никогда нельзя знать заранее, какой именно звонок принесет вам выгодный контракт или ценную информацию.

***

Любой разговор начинается со стандартного приветствия, например: «»ИТА-консалтинг», добрый день!» (до 12.00 — «доброе утро!», после 17.00 — «добрый вечер!»). Небольшое повышение интонации в конце фразы «добрый день» позволяет «разговорить» позвонившего. Если после приветствия возникает небольшая пауза, то вы можете задать стандартный вопрос: «Чем мы можем быть полезны (помочь)?». Такой вопрос помогает вам занять более активную позицию в разговоре, а слово «мы» указывает на то, что вы представляете организацию.

***

Если разговор переходит в стадию уточняющих вопросов, вам следует представиться. Это стимулирует абонента также назвать свое имя. В случае если вам придется в чем-либо его убеждать или возникнут разногласия, персональное обращение всегда усилит вашу позицию. В ряде компаний называние личного имени обязательно входит в слова приветствия: «Фирма Х, добрый день. Меня зовут Галина. Чем мы можем быть Вам полезны?»

***

В начале телефонного разговора, так же как и при непосредственной встрече, очень важно первое впечатление. Часто люди небрежно отвечают «Да?», «Слушаю» или «Алло!». Эти слова по своей информативности совершенно одинаковы и безличны, а в деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов и заменить их информативными. Жаргонные выражения типа «добро», «идет», «привет» и др. также создают отрицательное впечатление на собеседника. Гораздо вежливее прозвучит приветствие «Добрый день!» или ответ «Спасибо за звонок».

***

В случае, когда звоните вы, не следует уточнять: «Кто у телефона?» Даже если вы звоните человеку, который вас знает, не следует рассчитывать на то, что он сразу же вспомнит, как вас зовут. Разговор обычно начинается словами: «Вам звонит…», «К вам обращается…», «Вас беспокоит…» и т.п. Если взявший трубку не назвал ни себя, ни организацию, начало разговора можно построить по такой схеме: «Это фирма Y? (после получения утвердительного ответа) Это Сидоров. Добрый день!».

***

Старайтесь разговаривать только с тем, кто принимает решения. С другими лицами избегайте обсуждения своего дела и не заводите разговора по существу, как бы любезно с вами ни разговаривали, какую бы помощь ни обещали. В разговоре с секретарем или уполномоченным лицом на вопрос о предмете вашего разговора постарайтесь только обозначить примерную тему.

***

Чтобы информация выглядела более важной, а также для того, чтобы избежать бесконечных телефонных звонков, можно передать, чтобы перезвонили вам. Если вы на службе, оставьте номер телефона и обязательно укажите время, когда вас можно застать. Такая договоренность об ответном звонке подчеркнет значимость вашей информации и, возможно, обяжет секретаря при следующем звонке связать вас непосредственно с шефом. Никто не сможет оказать вам помощь или учинить больше препятствий, чем опытный и вышколенный секретарь. Поэтому необходимо запоминать или записывать имена секретарей и помощников нужных вам людей и относиться к ним с максимальным почтением.

***

В интересах каждого делового человека воспрепятствовать тому, чтобы телефонные звонки нарушали ритм его работы. Чтобы рационализировать пользование телефоном, можно сообщить своим абонентам время, когда вы готовы ответить на их звонки. Также желательно, чтобы все входящие телефонные звонки шли через вашего секретаря, который может принимать их, сортировать и в соответствии с приоритетностью переключать на вас. Перед тем как звонить кому-либо, полезно набросать на листке бумаги основные пункты предстоящего разговора, чтобы в волнении или в спешке не упустить отдельные важные моменты.

***

Наиболее благоприятное для телефонных звонков время — с 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В другие часы длительность решения вопроса по телефону почти удваивается. Предварительный звонок об уточнении времени предстоящих переговоров допустим только в первой половине рабочего дня. Считается невежливым звонить по телефону по служебным делам после 22 часов.

***

Если необходимо отказать, используется стандартная форма корректного отказа: он всегда начинается с выражения сожаления, и при малейшей возможности следует предложение какой-то альтернативы. Например: «Мне очень жаль, но это невозможно. Давайте рассмотрим другие варианты. Можно:» и т.д. Формулами вежливого отказа могут быть и следующие выражения: «Боюсь, что это невозможно:», «Мне жаль Вас огорчать, но факты таковы, что:», «Хотелось бы Вас порадовать, но ситуация такова, что:», «К сожалению, это предложение расходится с интересами нашей организации:», «Я ценю Ваше доброе отношение, но вынужден Вам отказать:» и т.п. После отказа делается немедленное встречное предложение: «Давайте обсудим другие альтернативы», «Подумаем о новом решении», «Найдем возможность компромисса:» и т.д. Заканчивать разговор нужно предложением, обещающим выход из тупика, или просто вежливым прощанием.

***

Если ваш партнер или клиент высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: «Это не моя ошибка», «Я этим не занимаюсь» и т.д. Дайте ему выговориться до конца, запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку.

***

Если вы чувствуете, что телефонный разговор может вылиться в противоборство, то у вас есть две возможности: либо вступить с собеседником в разговор и сразу «дать отпор», либо уклониться от разговора. В первом случае вы должны быть уверены в своей хорошей подготовленности. В противном случае вы с полным правом можете сказать, что сейчас это невозможно или неудобно для вас. Если ваш собеседник настаивает на немедленном решении спорного вопроса, скажите вежливо: «Извините, но я действительно не могу сейчас говорить», — и, предварительно условившись о времени, удобном для вас и для него, положите трубку.

***

При разговоре по телефону усиливается значение самой речи. Абонент на другом конце линии должен слышать вас ясно. Он не должен напрягаться, пытаясь услышать ваш тихий голос, или вздрагивать от вашего крика. Слова следует произносить отчетливо. Фразы должны звучать энергично, и если ваши собственные слова не вызывают у вас энтузиазма, то хотя бы изобразите его. Придерживайтесь средней скорости темпа речи, выделяя интонацией важные слова в вашей речи. Вместо слов-паразитов: «м-м-м», «м-да» — лучше будет взять небольшую паузу.

***

Тон и эмоции трудно передавать словами. Но в разговоре они чувствуются сразу. Например, простая фраза «Я уже говорил тебе это раньше» может звучать в зависимости от интонации по-разному: сердито, снисходительно или как оправдание, а может прозвучать вполне дружелюбно, «с улыбкой в голосе».

***

Не менее важными по сравнению с первыми словами являются слова завершения телефонного разговора. Когда приходит время прощаться, обычно следуют правилу: кто позвонил первым и начал разговор, тот и должен его заканчивать. По правилам этикета мужчина кладет трубку после того, как это сделала женщина. Молодой человек не должен завершать разговор раньше старшего по возрасту или по служебному положению. В конце необходимо поблагодарить собеседника, если он поздравил вас с чем-то или сообщил приятные сведения. Если считаете нужным, заверьте собеседника, что вы всегда рады его звонку и личной встрече, или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего. После разговора следует уяснить, все ли нужное было сказано или что-то необходимо уточнить. Желательно точно записать итог разговора, а также то, что вы обещали сделать.

***

Заканчивайте разговор на положительной оптимистической ноте. Придерживаясь несложных правил ведения телефонных разговоров, вы неизменно будете способствовать успеху вашего дела — с вежливыми людьми всегда приятно разговаривать.

Не следует:

1. Долго не поднимать трубку.

2. Говорить: «Привет», «Да» и «Говорите», когда начинаете разговор.

3. Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?»

4. Вести две беседы сразу.

5. Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго.

6. Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря.

7. Передавать трубку по многу раз.

8. Говорить: «Все обедают», «Никого нет», «Пожалуйста, перезвоните».

Следует:

1. Поднять трубку до четвертого звонка телефона.

2. Говорить: «Доброе утро (день)», представиться и назвать свой отдел.

3. Спрашивать: «Чем я могу Вам помочь?»

4. Сконцентрировать внимание на одной беседе и внимательно слушать.

5. Предложить перезвонить, если это требуется для выяснения деталей.

6. Использовать бланки для записи телефонных разговоров.

7. Записать номер звонящего и перезвонить ему.

8. Записать информацию и пообещать клиенту перезвонить ему.

Источник: hr-portal.ru


Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.